Boas Práticas de uso do SEI

Ferramenta de comunicação direta com os usuários do sistema para auxílio na adaptação ao Sistema Eletrônico de Informações – SEI


Toda novidade necessita de tempo de adaptação, ainda mais quando falamos de tecnologia. Com o SEI não é diferente, e, por isso, a equipe do Processo Eletrônico acompanha a implantação e também servidoras e servidores, para que toda a Prefeitura de São Paulo se beneficie desse novo recurso.

O que são boas práticas?

Para ser mais bem aproveitado, é importante que os(a) usuários(as) colaborem com a padronização dos dados e com inclusão correta de informações no SEI. Além de ser um modo de qualificar os registros, também resulta na melhor utilização da ferramenta.

Com o monitoramento das dúvidas mais frequentes, a equipe de Processo Eletrônico elabora, constantemente, dicas rápidas e informativas sobre como otimizar seu acesso no SEI.

Confira abaixo todos os Boas Práticas SEI já divulgados:

Boas Práticas #1 — Referência de documento pelo Link SEI
Boas Práticas #2 — Bases de Conhecimento
Boas Práticas #3 — Documento interno e externo
Boas Práticas #4 — Assinatura de Documentos
Boas Práticas #5 — Acompanhamento Especial
Boas Práticas #6 — Inconclusão de Processo
Boas Práticas #7 — Ambiente de Treinamento
Boas Práticas #8 — Exclusão indevida de documento
Boas Práticas #9 — Processos abertos na unidade
Boas Práticas #10 — Pesquisa de Processos ou Documentos
Boas Práticas #11 — Anexação de Processo
Boas Práticas #12 — Formatos de Documentos Externos
Boas Práticas #13 — Conclusão de Processos nas unidades
Boas Práticas #14 — Relacionamento de Processos
Boas Práticas #15 — Notificação de E-mail ao destinatário
Boas Práticas #16 — Encerramento de Processos
Boas Práticas #17 — Campos obrigatórios
Boas Práticas #18 — Arquivamento de Processos

 


Boas Práticas #1

Referencie corretamente os documentos por meio do Link SEI, isso é essencial para o trabalho!

Caso a manifestação de sua unidade seja composta por outros documentos de referência, como planilhas, formulários, demonstrativos, anexos etc., é essencial que eles sejam referenciados no texto de solicitação.

Na tela do editor de documentos internos, coloque o número SEI! do documento de referência e crie o link para ele.

Selecione No editor do documento, use o ícone “SEI!” para criar o link.

Veja como fica:

Dicas: confira se o número SEI! fica sublinhado e azul após gerar o link. Também confira sempre se o link está funcionando.

ATENÇÃO: Para documentos externos o link funciona como autenticação do documento, como no caso dos formulários de Pedidos de Crédito Adicional e de Descongelamento.


Boas Práticas #2

Estão disponíveis as Bases de Conhecimento para os processos orçamentários!

Acesse a Base de Conhecimento disponível no sistema. Ela tem o intuito de ensinar e auxiliar a elaboração de cada processo de trabalho, seguindo os modelos de boas práticas.

Para acessar a Bases de Conhecimento Associadas ao processo, basta clicar em , em frente ao seu número.

Em Bases de Conhecimento Associadas, estarão listados os Procedimentos sugeridos para o processo específico. Basta clicar no ícone , para acessar o Procedimento desejado.


Boas Práticas #3

“Como saber se utilizo um documento interno ou externo?”

São chamados de documentos internos aqueles que são gerados dentro do SEI!. Todo documento que consistir em um novo pedido ou novo encaminhamento deve ser um documento interno. A regra é simples: se em papel você precisava assinar para enviar (e não apenas juntá-lo ao processo ou ao expediente), você deve criar um documento interno!

Já os documentos externos são aqueles que fundamentam e/ou justificam os pedidos e informações solicitados por meio de documentos internos, como documentos em PDF, planilhas e imagens.

E não se esqueça: ao juntar documentos externos é preciso criar referências ou hiperlinks através do “número SEI!” no documento interno que indica nova informação ou encaminhamento. Assim você sinalizará quais documentos juntou ao processo.


Boas Práticas #4

Todo documento interno no SEI deve ser assinado!

Documentos não assinados são considerados como minutas, portanto, lembre-se sempre de assinar seus documentos antes de tramitar o processo. Além disso, a unidade que receber um processo sem assinatura digital não poderá ler os documentos juntados, atrasando a sua tramitação. Para assinar um documento, clique no ícone de assinatura do processo:

Preencha o seu nome, cargo, digite sua senha e pressione Enter.


Boas Práticas #5

Ao enviar um processo para outra unidade NÃO o mantenha aberto em sua unidade!

Esse recurso deverá ser utilizado APENAS em necessidade justificável de continuar a instruir o processo enquanto a outra unidade também trabalha nele.

Caso você precise acompanhar o andamento do processo, você pode utilizar o recuso de Acompanhamento Especial. Para isto, clique no ícone de Acompanhamento na tela do processo:


Boas Práticas #6

Conclua os processos que tenham atingido seus objetivos!

Mas como sei que o processo está encerrado? Quando todos os trâmites para resolver o problema ou a necessidade que iniciou aquela solicitação já foram tomados e a situação está resolvida!

Por exemplo: o que concluí um processo orçamentário de Pedido de Descongelamento é a informação de SF/CGO de que o descongelamento foi realizado ou que não foi autorizado. Tendo isso em vista, a unidade requisitante, depois de retornado o pedido com o despacho deferido ou indeferido, deve concluir o processo.

Para concluir o seu processo, clique no ícone de Concluir Processo na tela do processo:


Boas Práticas #7

Está inseguro na utilização do SEI?

Utilize à vontade o ambiente de treinamento para criar, editar e enviar processos; incluir, editar e assinar documentos, e se familiarizar com tudo o que o SEI pode oferecer!

Acesse em:

Evite utilizar o SEI quando está com muitas dúvidas a respeito de suas funcionalidades. Teste primeiro o que pretende fazer no ambiente de treinamento para ganhar confiança.


Boas Práticas #8

Vai excluir um documento no SEI? Siga essas instruções!

Quando você pensar em excluir um documento do sistema lembre-se dessas duas regras:

NUNCA exclua um documento caso o processo já tenha sido tramitado para outra unidade; e

SEMPRE justifique muito bem o motivo da exclusão, pois todo esse trâmite ficará registrado no sistema. Para criar uma justificativa após a exclusão do documento, consulte o Histórico do Processo, e clique em “Atualizar Andamento”.


Boas Práticas #9

Não mantenha processos abertos sem necessidade

Apenas mantenha processos abertos em sua unidade caso haja um prazo estabelecido para despacho final e os órgãos necessitem trabalhar simultaneamente no processo.

Com a finalização da instrução do processo em sua unidade, não o deixe aberto ao tramitá-lo.

Alguns problemas em se manter aberto um processo sem necessidade:

– Interferência nas estatísticas de desempenho dos processos geradas pelo SEI;
– Prática de trabalho não condizente com os procedimentos usuais com processos;
– Poluição do balcão de processos (gerados e recebidos) da sua unidade.

Portanto, caso o processo esteja encerrado em sua unidade, lembre-se de deixar desabilitada a opção “Manter aberto na unidade atual” no momento de enviar o processo para outra unidade.


Boas Práticas #10

Acelere seu trabalho, use a pesquisa livre do SEI.

Algumas funcionalidades facilitam sua vida e agilizam a rotina de trabalho. Uma delas é a pesquisa livre do SEI. Com ela, é possível localizar rapidamente informações que você procura.

Ela se localiza na Barra de Ferramentas, no qual você pode digitar qualquer palavra ou termo numérico em seu campo e, pressionando a tecla Enter, obter a lista de todos os processos e/ou documentos em que o termo aparece.

Por exemplo, podemos pesquisar o termo descongelamento. A tela de resultados que virá a seguir consiste em duas partes. A primeira apresenta o formulário de pesquisa estruturada (de uso opcional).

Ao digitar o número de um processo ou de um documento específico no campo de pesquisa livre, o SEI abre a árvore do processo ou o documento em questão. No formulário de pesquisa estruturada você pode adicionar outros critérios de pesquisa, como Interessado/Remetente, Assinante, Especificação/Descrição, Assunto, Unidade etc.


Boas Práticas #11

Se você precisa unificar processos que possuem o mesmo tipo, interessado e objetivo, use a função de Anexação de Processos!

A Anexação de Processos é uma funcionalidade que permite juntar de maneira permanente processos do mesmo tipo, com o mesmo interessado e com o mesmo objetivo, uma vez que foi verificado que as informações deveriam ou podem estar agregadas em um único processo.

Como regra do sistema, o processo que é mais novo será anexado ao processo mais antigo, fazendo com que o mais novo passe a compor a árvore de documentos do mais antigo. Ao acessar o processo que foi anexado, você verá a qual processo ele agora pertence:

Como fazer a Anexação de Processo

Antes de começar é necessário ter o número do processo a ser anexado em mãos. Após isso, acesse o processo ao qual o processo mais recente será anexado e, ao abrir a tela do processo, selecionar 

A tela a seguir pede o preenchimento do campo “Processo”, sendo necessário inserir o número do processo que será anexado (o processo mais recente) e clicar em “Pesquisar”. Automaticamente o SEI preenche o campo “Tipo” com o respectivo tipo de processo a ser anexado e habilita o botão “Anexar”. Clicando nesta opção, o SEI informará que somente o Administrador do Sistema pode cancelar a operação na janela a seguir:

Após clicar em “OK” a anexação é efetivada. O SEI mostrará a tela “Anexação de Processos” com um quadro listando os processos anexados.

O processo anexado aparecerá na árvore de documentos do processo principal.

Lembre-se:

– Uma vez anexado a um processo principal, o processo acessório deixa de ter independência, não sendo mais possível nenhuma ação – isolada, tal como inclusão de novos documentos;
– Para que a anexação possa ser realizada, o processo a ser anexado deve estar aberto somente na unidade que efetuará a operação;
– Caso o processo a ser anexado tenha nível de acesso “Restrito”, o processo principal também se tornará Restrito;
– O processo a ser anexado não pode ter processos anexos a ele.


Boas Práticas #12

Ao incluir documentos externos no SEI, selecione o formato adequado ao tipo do documento.

A Inserção de Documentos Externos é uma funcionalidade que permite juntar ao processo documentos gerados fora do sistema, como planilhas, documentos de fornecedores, relatórios de outros sistemas etc.

O SEI aceita a inserção de documentos em vários tipos de formatos: desde um arquivo de texto (PDF) até um arquivo de imagem (JPEG), possibilitando até mesmo incluir vídeos etc. Entretanto, é importante que o formato do documento inserido seja adequado com o Tipo de Documento indicado no registro do documento externo.

Documentos em texto devem ser anexados em formato de texto, como o PDF, já fotografias, devem ser anexados em formato de imagem, como JPEG. Por exemplo, se você anexar um relatório do SOF ou uma Ata de Registro de Preços, você deve baixar esses documentos no formato PDF e então anexá-los.

Com isso, você colabora com a organização do sistema e permite que esses documentos sejam visualizados, catalogados e pesquisados de forma mais rápida e eficiente.


Boas Práticas #13

Conclusão de processo na unidade.

Quando você envia um processo para outra unidade pelo SEI é possível mantê-lo aberto na sua unidade para continuar inserindo documentos nele. Mas cuidado! Este processo só poderá ser encerrado quando estiver concluído em todas as unidades.

 

Se o processo está aberto em mais de uma unidade, certifique-se de encerrá-lo quando concluir a inclusão de todos os documentos necessários para a sua instrução.

 

Se a sua unidade é a unidade que encerrará o processo, não se esqueça de anexar o Termo de Encerramento assinado pela chefia do setor, conforme previsto na Portaria 61/2015-SMG e, em seguida, concluí-lo. Assim, você evita que o processo permaneça aberto indefinidamente no sistema.


Boas Práticas #14

Relacionamento de processos.

O SEI permite que você relacione processos, criando uma ligação rápida entre eles. Existem duas maneiras de se fazer isso: relacionando processos existentes e iniciando um novo processo relacionado a outro já existente.Menu SEI: Relacionamento de ProcessosA funcionalidade de Relacionar Processos já existentes permite vincular diferentes processos de forma a visualizá-los numa mesma árvore de processo. Assim, fica muito mais fácil para acessar um processo de pagamentos referente a um processo de compras, por exemplo.
Veja como relacionar processos em nosso Manual Básico clicando aqui.


Boas Práticas #15

Notificação de envio de processo para e-mail do destinatário.

Ao enviar processos no SEI é possível enviar notificações ao(s) e-mail(s) cadastrados da unidade destinatária, avisando-a do envio. Para realizar esse procedimento primeiramente é preciso ter conhecimento se a unidade que irá receber o processo dispõe de e-mail(s) cadastrado(s) no sistema. Para tanto, é preciso entrar em contato com o SEI Suprote (seisuporte@prefeitura.sp.gov.br) e sanar essa dúvida.

Sabendo que há e-mail(s) cadastrado(s), ao tramitar o processo, na tela de envio, é necessário selecionar a opção “Enviar e-mail de notificação”, e o(s) e-mail(s) cadastrado(s) na unidade destinatária será(ão) notificado(s) de seu envio.

ATENÇÃO!
Como descrito acima, a sua unidade só receberá e-mail de notificação sobre novos processos tramitados para lá se: (I) a unidade tiver e-mail cadastrado e (II) a unidade de envio tiver selecionado a opção “Enviar e-mail de notificação” quando da tramitação.


Boas Práticas #16

Encerramento de processos, conclua seu processo em um clique.

O Encerramento de Processos no SEI em uma unidade deve ser feito da mesma forma que em papel, sempre que não haja necessidade de manter o processo ativo. Semelhante aos processos de papel, os processos devem ter um “Termo de Encerramento” anexado ao seu fim justificando o motivo cargo do servidor competente.
Na tela do editor de documentos internos, selecione “Incluir documentos”.

incluir_documentos Selecione o documento “Termo de Encerramento” Na tela do editor de documentos internos, selecione “Incluir documentos”.
termo_encerramento

Após preenchimento e edição do documento, o mesmo deverá ser assinado pelo supervisor competente da área, autorizando o arquivamento do processo. Para realizar uma assinatura basta selecionar a caneta preta, selecionando o cargo de provimento na unidade e digitando a senha de acesso a rede da Prefeitura.

 

assinatura

Lembrando que é muito importante que o depois de assinado, o processo seja encerrado através do botão “Concluir Processo” conforme demonstrado abaixo.

concluir

 

Processos que forem encerrados estarão o tempo todo disponíveis para acesso dos gestores que necessitarem através dos campos de pesquisa do SEI Sendo somente enviados para o armazenamento (semelhante ao Arquivo municipal) e mantendo limpa a tela de “Controle de Processos”.

 


Boas Práticas #17

Campos obrigatórios: instruindo melhor seu processo!

Os campos obrigatórios dentro do SEI são informações essenciais para compreensão dos processos por outros usuários, acesso a informações pelos munícipes e servidores, buscando o atingimento da transparência pública nos processos da prefeitura. Semelhante aos processos de papel, os processos devem ter uma “Folha de Autuação” e o SEI já exige que tais dados sejam preenchidos ao se escolher qual o tipo de processo será iniciado na tela de “Controle de processos”.

Os dados obrigatórios encontram-se abaixo, a associação e a identificação em negrito da informação é essencial e gera impedimento de continuação do processo caso não seja preenchida, criando um alerta em pop-up a quem esteja autuando.

São obrigatórios os campos de Tipo de Processo, Classificação por Assuntos e Nível de Acesso. Sendo todos os citados já possuindo indicação do sistema em relação ao seu preenchimento.

Ou o campo para inclusão de documentos, conforme imagem abaixo:

Como boa prática, o campo “Especificação” e “Descrição” (que não se encontram em negrito) apresentam-se como uma informação adicional ao servidor que o estiver manuseando, podendo ser preenchido com o nome da área que encaminhou o documento, material, serviço, servidores interessados, datas, numerações ou qualquer outro tipo de informação que busque facilitar a compreensão sobre o documento antes mesmo de sua abertura.


Boas Práticas #18

No SEI, não há arquivamento de processos!

Após a conclusão de todas as etapas, o processo deve ser encerrado, e não enviado para “arquivamento” no Arquivo Municipal ou qualquer outra unidade. Para encerrar um processo no SEI, siga os passos a seguir:

Na tela do processo, clique no botão “Incluir documento”:

incluir_documentos

Selecione o “Termo de Encerramento”:
termo_encerramento

Preencha as informações do documento e o seu conteúdo. Lembre-se: após o preenchimento, o Termo deve ser assinado pela chefia da unidade.

Com o Termo assinado, volte à tela do processo e clique no botão “Concluir Processo”.

 

concluir

 

Pronto! O processo já está devidamente encerrado e guardado no sistema!
Sempre que necessário, o processo pode ser localizado no menu de pesquisa, e também pode ser guardado no Acompanhamento Especial da sua unidade. Além disso, para reabrir um processo encerrado, basta seguir as instruções disponíveis na página 45 do Manual Básico do SEI.

 


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