Organizando o Trabalho

O SEI possui algumas funcionalidades que facilitam sua vida e ajudam a organizar a rotina de trabalho. Com elas, você será capaz de localizar rapidamente as informações que procura e acelerar o ritmo de trabalho.


Nesta seção serão abordados os seguintes itens:
Pesquisa de processos ou documentos
Estatísticas
Relacionar processos
Acompanhamento Especial
Texto Padrão
Documento Modelo


Pesquisa de processos ou documentos

A Barra de Ferramentas contém um campo de pesquisa livre, no qual você pode digitar qualquer palavra ou termo numérico e, pressionando a tecla Enter, obter a lista de todos os processos em que o termo aparece.

Digite no campo de pesquisa livre.

 

Por exemplo, podemos pesquisar o termo descongelamento.

Refinar a pesquisaA tela de resultados possui duas partes. A primeira apresenta o formulário de pesquisa estruturada – também acessado pelo Menu Principal em Pesquisar – em que é possível realizar uma pesquisa mais refinada, preenchendo os campos disponíveis. Ao clicar no primeiro campo de “Sigla Usuário”, o sistema preenche com o login da pessoa que acessou o sistema e busca os processos em que conste seu nome/login. Abaixo, o SEI apresenta os resultados da pesquisa.

Após digitar o termo a ser pesquisado e definir os critérios de refinamento da pesquisa, clique em Pesquisar. Para abrir a árvore do processo, clique no ícone localizado à esquerda do tipo de processo, chamado Visualizar árvore. O número de resultados será exibido no canto superior direito dos resultados de busca. Ao digitar o número de um processo ou de um documento específico no campo de pesquisa livre, o SEI abre a árvore do processo ou o documento em questão. No formulário de pesquisa estruturada, você pode substituir o termo pesquisado por qualquer outro. Além de adicionar outros critérios de pesquisa.Atenção: a pesquisa recupera dados de processos abertos ou concluídos, mas não recupera dados de processos e documentos sigilosos.


Estatísticas

A opção Estatísticas, no Menu Principal, permite visualizar Estatísticas da Unidade e o Desempenho de Processos. Os resultados das estatísticas correspondem aos dados do sistema em tempo real, o apresenta quadros quantitativos e gráficos que permitem melhor visualização.

Abaixo do formulário, são apresentados os resultados da pesquisa.
Na segunda parte, o SEI apresenta os resultados da pesquisa. Veja abaixo:


Relacionar Processos

O possui duas maneiras de se relacionar processos: relacionando processos existentes e iniciando um novo processo relacionado a outro já existente.

A funcionalidade de Relacionar Processos já existentes permite vincular diferentes processos de forma a visualizá-los numa mesma árvore de processo.Relacionar processoClique em Relacionar processo.

Relacionando um processoEm Relacionamentos do Processo, digite no campo Processo Destino o número do processo a ser relacionado.Para fazer o relacionamento, digite o número do processo que deseja vincular ao processo atual e clique em Pesquisar.Atenção: você deve digitar o número inteiro, inclusive o dígito final.Ao clicar em Pesquisar, o SEI localiza o processo em questão e completa o campo Tipo com o tipo do processo. Confirme se a informação está correta e, por fim, clique em Adicionar para fazer o relacionamento dos processos.Confirme se o tipo de processo está correto, e em seguida clique em Adicionar.Como resultado, o relacionamento estará listado numa tabela na mesma tela.Caso queira cancelar o relacionamento, clique no ícone da coluna Ações.Além disso, todos os processos relacionados ficam vinculados diretamente à árvore do processo.

Clique nos números de processos listados em Processos Relacionados para detalhar o processo e acessar sua árvore.

Iniciar processo relacionadoO sistema também fornece a possibilidade de se iniciar um novo processo relacionado a outro processo existente (processo mãe).Clique no ícone Iniciar Processo Relacionado

Escolha o tipo de processo a ser relacionado

O sistema exigirá em seguida que você escolha o Tipo de Processo que deseja iniciar e que será relacionado. O procedimento de criação é o mesmo da seção de Iniciar Processo.Insira as informações necessárias para iniciar o processo. Ao final, clique em Salvar.

Pronto! O seu Processo Relacionado foi iniciado.

Clique no nome do tipo de processo relacionado para detalhar o processo e acessar sua árvore.


Acompanhamento Especial

A função de Acompanhamento Especial permite manter um processo sempre disponível para consulta por servidores de uma mesma unidade. Porém, diferentemente dos blocos, essa função deve ser aplicada a cada processo de interesse.Em Tela do Processo, clique em Inserir em Bloco.Na tela do processo, clique em Acompanhamento especial. Uma nova janela se abrirá.

Criando um grupo de acompanhamento. Clique em novo grupo.

Forneça um nome para o novo grupo de acompanhamento.1. Digite o nome do grupo; 2. Clique em salvar.

Retornando à tela anterior, selecione o grupo que você acabou de criar e clique em Salvar.Na tela de Novo Acompanhamento Especial, selecione o grupo. Em seguida, clique em Salvar.Pronto. Agora o processo foi salvo no grupo de Acompanhamento Especial, que está sempre disponível no Menu Principal.No menu principal, selecione Acompanhamento Especial.

Acompanhando processosNa tela de Acompanhamento Especial, os processos incluídos nesse tipo de acompanhamento sempre estarão listados. Clique no número do processo para vê-lo.Clique no número do processo para abrir sua árvore. Clique nos ícones para alterar ou excluir o acompanhamento.


Texto Padrão

Se, nos processos de sua unidade, houver um texto que seja recorrente em documentos de diversos processos, você pode otimizar o trabalho usando a funcionalidade do Texto Padrão. Para começar, selecione essa opção no Menu Principal.

No menu principal, clique em textos padrão.

Criando um texto padrão

Na janela de textos padrão de sua unidade, clique em Novo.

Para criar um novo texto padrão, clique em Novo.

A seguir, o SEI abrirá o Editor de texto para que você crie e edite livremente o conteúdo do texto-padrão. Informe o nome, a descrição e o conteúdo do texto. Ao final, clique em Salvar.

1. Forneça o nome do texto; 2. Forneça a descrição do texto; 3. Edite o conteúdo do texto usando os recursos do editor; 4. Clique em salvar.

O texto padrão que você criou passa a estar listado nos textos da unidade. Você pode editá-lo ou excluí-lo, como já apresentado para outros recursos do sistema.

Clique nos ícones para visualizar, editar ou excluir o texto.

Utilizando um texto padrão

Para utilizar o texto padrão em documentos criados por sua unidade, basta utilizá-lo como texto inicial num novo documento. Na Tela do Processo, clique em Incluir Documento e, em seguida, escolha o Tipo de Documento. Depois, indique que o Texto Inicial será o Texto Padrão. O texto padrão que você criou estará listado nas opções disponíveis. Depois, continue editando o documento normalmente.

1. Selecione o texto padrão como texto inicial do documento; 2. Selecione o texto padrão que você quer utilizar.


Documento Modelo

Esta funcionalidade é bastante semelhante com a dos Textos Padrão. Porém, em vez de salvar um trecho para utilizá-lo numa seção de um documento, o Documento Modelo consiste numa cópia de um documento inteiro, com todas as suas seções. Para começar, selecione essa opção no Menu Principal.

No menu principal, clique em Modelos.

 

Criando um grupo de modelos

Como o Documento Modelo é simplesmente um documento que já existe e deve ser replicado, você deve apenas criar um Grupo de Modelos e incluir os documentos nesse grupo. Para começar, clique em Grupos.

Clique em Grupos, em seguida Novo. Forneça um nome para o grupo em Novo Grupo de Modelo e em seguida clique em Salvar.

 

Adicionando modelos ao grupo

Agora que você já criou um Grupo de Modelos, basta adicionar documentos ao grupo. Você faz isso diretamente na Tela do Documento que você quer guardar como modelo, clicando em Adicionar aos Modelos Favoritos.

Clique em adicionar modelos aos Favoritos

A seguir, selecione o Grupo de Modelos em que você quer incluir o documento modelo. Forneça também a descrição do modelo. Depois, clique em Salvar.

1. Indique o grupo; 2. Forneça a descrição do modelo; 3. Clique em salvar.

 

Você pode guardar modelos de documentos criados por quaisquer unidades, desde que eles não sejam sigilosos.

Utilizando um documento modelo

 

Para utilizar o modelo, basta marcá-lo como texto inicial num novo documento. Na Tela do Processo, clique em Incluir Documento e escolha o Tipo de Documento. Em seguida, indique que o Texto Inicial será o Documento Modelo. Depois, clique em Selecionar nos Favoritos.

1. Selecione o documento modelo como texto inicial; 2. Clique em selecionar nos favoritos. Na tela Selecionar Modelo Favorito, clique em selecionar modelo.

 

Você pode criar mais de um grupo de modelos para organizar melhor seu trabalho. Por exemplo, um grupo para cada tipo de documento ou processo. Ao indicar um modelo como texto inicial de um novo documento, voc~e pode indicar diretamente o número do documento modelo em vez de selecioná-lo no grupo de favoritos.

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