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Gestão de contratos em papel no SEI


Conforme a Portaria SMG nº 01/2016, alterada pelas Portarias SMG nº 77/2016 e nº 85/2016, a partir do dia 6 de dezembro de 2016, as atividades de gestão de contratos firmados em papel devem ser realizadas por meio do Sistema Eletrônico de Informações (SEI).

Para isso, os processos físicos (Simproc) relativos a contratos administrativos devem ser digitalizados para o SEI, em arquivos PDF, e incluídos num novo processo SEI do tipo Licitações: Gestão de Contratos. Além dos arquivos PDF, as unidades responsáveis pelos processos devem acrescentar um documento interno do SEI chamado Formulário de Identificação de Processo Digitalizado, que deve ser preenchido e assinado eletronicamente no sistema, e serve para identificar todos os documentos em PDF incluídos no processo eletrônico.

A partir daí, todos os eventos contratuais devem ser tramitados unicamente no SEI, e os processos relacionados de pagamento devem ser instruídos separadamente, nos termos da Portaria SF nº 08/2016. O processo original em papel deve receber uma cópia do formulário de identificação de processo digitalizado. Além disso, a unidade responsável deve registrar no Simproc um despacho informando o número do processo SEI que dá continuidade ao processo em papel, e deverá mantê-lo temporariamente sob sua guarda para eventuais consultas no período de transição do meio físico para o meio eletrônico.

Confira abaixo o guia passo-a-passo de como instruir esses processos.

 

Como autuar processos de gestão de contratos em papel no SEI

Como autuar processos de gestão de contratos em papel no SEI

Distribuição de scanners

A Secretaria Municipal de Gestão (SMG), por meio do Programa Nacional de Apoio à Gestão Administrativa e Fiscal dos Municípios (PNAFM) e com apoio da Secretaria de Finanças e Desenvolvimento Econômico (SF), adquiriu 210 (duzentos e dez) scanners para viabilizar a digitalização dos processos administrativos da Prefeitura de São Paulo.

Todos os órgãos da Administração Direta, incluindo Secretarias, Controladoria-Geral e Subprefeituras, serão contemplados no plano de distribuição dos equipamentos.

Para que as unidades de assessoria de informática dos órgãos administrativos possam retirar, instalar e configurar adequadamente os scanners, a SMG enviará um material de orientação técnica, que também estará disponível na Internet, bem como poderá prestar apoio técnico para essa configuração.

Por enquanto, os órgãos devem aguardar o contato da SMG com informações detalhadas sobre a retirada dos equipamentos junto à Secretaria. Esse contato será realizado junto aos gabinetes, assim que os equipamentos adquiridos estiverem prontos para distribuição.

 

Sistema Eletrônico de Informações (SEI)

Após longo processo de análise, a Prefeitura adotou o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) para a modernização dos processos administrativos. Essa escolha é compatível com a de outros órgãos públicos federais, estaduais e municipais que formam a iniciativa do Processo Eletrônico Nacional (PEN), coordenada pelo Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão.

O SEI foi desenvolvido e cedido gratuitamente pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) à Prefeitura em 2014, por meio de um Acordo de Cooperação Técnica. A plataforma possibilita o aumento da eficiência administrativa e a simplificação de procedimentos, bem como maior celeridade e a eliminação de extravios, além de responder à demanda dos cidadãos por modernização da gestão pública e acesso à informação. A utilização do SEI é obrigatória para todas as Secretarias e Subprefeituras municipais, além de entidades da Administração Indireta, nos termos do Decreto Municipal nº 55.838/15.

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