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Conceitos Básicos no SEI


Agora que já fizemos um panorama sobre as principais telas do SEI e os recursos que oferece, podemos começar a aprender como trabalhar com o sistema. Mas, antes de começar, tenhamos em mente algumas regras e conceitos básicos:

 

Tudo são processos

No SEI, não importa se você vai tramitar um processo volumoso ou enviar um simples documento para outra unidade na Prefeitura. Em todos os casos, é necessário iniciar um processo, ou inserir um documento num processo já existente. É sempre no interior de um processo que tramita um documento.

 

Documentos Internos e Externos

O SEI conta com um editor interno de documentos e um sistema de assinatura eletrônica que, juntos, substituem totalmente o uso de caneta, carimbo, papel, e o software de edição de texto! Como regra, todo o documento formal elaborado pela unidade deve ser redigido no sistema (via editor interno de texto). São os chamados Documentos Internos, e somente eles podem ser assinados! Para os demais documentos, não elaborados pela unidade, mas que precisam ser juntados ao processo (tais como relatórios de sistema, extratos bancários, cópias de RG, etc.), o SEI oferece o recurso de inserir arquivos digitais – chamados de Documentos Externos.

 

Tramitação Instantânea e múltipla

No SEI, os processos são tramitados instantaneamente. Além disso, ele permite que você envie um processo a mais de uma unidade ao mesmo tempo, para que cada uma tome providências simultaneamente. Como regra, sempre que terminar de atuar em um processo, não o mantenha aberto na unidade – tramite ou encerre. E antes de enviar ou encerrar, verifique se todos os documentos foram incluídos e estão devidamente assinados pelos responsáveis.

 

Transparência e Controle

Qualquer usuário pode verificar o andamento de um processo por meio dos recursos de Pesquisa e Consultar Andamento. Se o conteúdo do processo for público, qualquer usuário tem acesso integral ao autos. Já para o caso de informações sigilosas, o SEI permite classificar os tipos de processo e documentos, e restringe o seu acesso somente aos usuários autorizados.

 

Recursos que facilitam a vida

O SEI possui recursos que facilitam a organização do trabalho e distribuição de tarefas, como as anotações, a atribuição de processos e o acompanhamento especial. Com os recursos de ciência e atualização de andamento dispensa-se a criação de documentos para o registro de pequenas informações. As bases de conhecimento oferecem orientações de quando e como iniciar cada tipo de processo. Os modelos favoritos e textos-padrão automatizam a redação de documentos no sistema. Não deixe de extrair o melhor SEI para transformar o seu trabalho!

 

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