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Iniciando Operações no SEI


Nesta seção serão abordados os seguintes itens:
Acesso ao Sistema
Funções da Tela Inicial
Barra de Ferramentas
Menu Principal
Controle de processos
Pontos de Controle
Tela do Processo
Tela do Documento


Acesso ao sistema

O SEI é um sistema acessado pela internet. Seu endereço é:

Acesse http://sei.prefeitura.sp.gov.br

Atenção: é recomendável utilizar os navegadores google chrome ou mozilla firefox no uso do sistema, já que o internet explorer pode dificultá-lo

Na tela de acesso do SEI, preencha os campos indicados abaixo com os seguintes dados:

1. Insira o nome do usuário da rede da prefeitura; 2. Insira a senha da rede da prefeitura; 3. escolha a sigla da secretaria, subprefeitura, fundação ou autarquia onde trabalha; 4. clique em acessar; é possível clicar em lembrar para que o sistema guarde seu nome de usuário e órgão, tornando mas rápido o acesso. Atenção: a senha é de uso pessoal e intransferível. Manter o sigilo da senha é responsabilidade do servidor


Funções da Tela Inicial

Após o login, o usuário tem acesso à tela inicial do SEI, denominada Controle de Processos.

Tela inicial SEI, contendo processos abertos na unidade, menu principal e barra de ferramentas

Nessa tela, vemos a Barra de Ferramentas, o Menu Principal e os processos abertos na unidade. A seguir uma breve apresentação de cada seção da tela.


Barra de Ferramentas

No topo de todas as telas do SEI, está a Barra de Ferramentas:

barra de ferramentas

Confira a descrição de cada item da barra:

Para saber +: abre a lista de vídeos elaborados pelo TRF4 com dicas do SEI; Menu: exibe ou oculta o Menu Principal; Pesquisa: recurso de busca rápida; Seleção de unidade: informa ao usuário em qual unidade ele está logado e possibilita acessar outras unidades às quais está autorizado a acessar; Controle de Processos: retorna à tela de Controle de Processos; Novidades: exibe lista com todos os informes internos já divulgados pelo sistema; Usuário: identifica qual usuário está logado; Configurações: exibe página com opções de alterar o esquema de cores do SEI; Sair: sai do sistema.

 

Menu Principal

menu principal SEINa coluna cinza na lateral esquerda das telas do SEI – incluindo a Tela de Controle de Processos – está o Menu Principal. Nele se encontram os principais recursos de organização do trabalho que o sistema oferece, que serão abordados de maneira mais aprofundada posteriormente. Para ocultar ou reexibir o menu em qualquer tela do SEI, basta clicar na palavra Menu, na Barra de Ferramentas.

 


Controle de Processos

Esta é a seção principal da tela inicial:

tela de controle de processos: contém os processos recebidos, os processos gerados e os recursos que permitem operação em lote
Aqui o SEI pode: visualizar processos ativos na unidade, identificar a situação do processo, filtrar processos por responsável e realizar operações em lote.

visualizar processos abertos na unidade
O SEI exibe aqui todos os processos abertos na unidade, divididos em duas colunas: processos recebidos pela unidade e processos gerados pela própria unidade.

atenção: a lista de processos gerados incluem somente os processos que ainda estão abertos na unidade. Não vemos o que já tramitou

O SEI permite a função de clicar com o botão direito no número do processo e abri-lo em outra guia ou página.


Pontos de Controle

O SEI torna possível adicionar pontos de controle nos processos de modo a facilitar as suas organizações. A seção é acessada através do menu lateral, na aba de “pontos de controle”, cujo painel principal e suas funcionalidades estão representados a seguir:

1. Selecione o processo; 2. selecione o ponto de controle; 2.1. marque se desejar incluir pontos desativados; 3. pesquisar processos; 4. Clique para gerar gráficos

 

tipo de processo e ponto de controle

O botão de “gerar gráficos” mostra gráficos interativos que facilitam a compreensão dos dados. Para gerenciar o ponto de controle é necessário clicar no botão com a bandeira amarela.

É possível gerenciar o ponto de controle por quando o ponto foi criado, pelo usuário que o adicionou e pela definição do ponto

 

identificar situação de cada processo
Os processos são identificados pelo número. A primeira orientação visual que observamos são as diferentes cores, que identificam a situação do processo, conforme regra abaixo:

Processo com número em preto: Processos já acessados por algum usuário da unidade; Processo com número em vermelho: Processos remetidos à unidade ainda não acessados por ninguém. Ao acessá-lo, o recebimento é registrado no Andamento do Processo; Processo com número em azul: Processos já acessados ou que sofreram alguma ação pelo usuário durante o dia de trabalho

Ícones que auxiliam a verificação sobre a situação dos processosAo lado dos números dos processos, um grupo de ícones pode complementar a orientação visual sobre a situação dos processos.

Retorno programado dentro do prazo: Alerta que o processo remetido para a unidade do usuário está dentro do prazo de retorno programado; Retorno programado com prazo expirado: Alerta que o processo remetido para unidade está atrasado em relação a seu prazo de retorno; Alerta de alteração no processo: Quando o processo está aberto em mais de uma unidade, alerta que o processo sofreu alguma alteração, como a juntada de um novo documento. Não aparece se a mudança foi feita pela própria unidade ou por outra que ele tenha tramitado; Anotação Simples: Ao passar o curso do mouse sobre o ícone, é possível ler a anotação e identificar seu autor; Anotação com prioridade: Com funcionamento semelhante à anotação simples, indica anotação com prioridade/urgência do processo; Marcador de Processos: Utilizado em necessidade de organização de processos. É possível criar marcadores para atender as necessidades do órgão em questão

 Ao passar o mouse sobre o número de um processo, o SEI informa o tipo de processo e sua especificação (opcional).

Tipo de processo e especificação

filtrar processos por usuário responsável
Com a Atribuição de Processos (recurso abordado posteriormente neste curso), o SEI permite observar qual usuário é responsável por um processo.

Tabela de controle de processos com usuários atribuídos

Quando um processo tem um usuário responsável, seu nome de usuário aparece ao lado do número do processo. Ao clicar nonome de usuário, é possível ver a relação de processos atribuídos a ele.

relação de processos atribuídos a um usuário. Dica: para voltar à tela principal, clique em cancelar

 Ver processos atribuídos a mim
Também é possível ver a lista de processos atribuídos a você pelo link “Ver processos atribuídos a mim

 

Dica: Para voltar à tela principal, clique em ver todos os processos.

Realizar operações em lote

Esta tela do SEI apresenta botões que permitem efetuar operações em lote. Para isso, basta marcar a caixa de seleção ao lado do número de cada processo e escolher o botão correspondente à operação. Na seção Tela de Processos descrevemos em maiores detalhes as operações.

Operações disponíveis para realizar em lote e processos selecionados

Tela do Processo

Ao clicarmos em um processo, gerado ou recebido na unidade, acessamos a Tela do Processo.

Tela de processo contém a árvore do processo e as operações disponíveis

Árvore do Processo

Na Árvore do Processo observamos a estrutura do processo. Ela apresenta a relação dos documentos juntados ao processo em ordem cronológica. Cada documento juntado ao processo recebe um nome e um número único – o NÚMERO SEI. Esse número nunca pode ser alterado!

Importante: os documentos são dispostos na árvore na ordem em que foram juntados e não podem ter a ordem alterada. Mudança com relação ao processo em papel: no SEI a numeração dos processos é dividida por órgão. Os quatro primeiros dígitos identificam o órgão de origem do processo, seguido do ano e um número sequencial gerado pelo sistema, o número SEI

 

Além do número do processo e a identificação dos documentos, a Árvore do Processo também apresenta ícones, como os de Base de Conhecimento, Ciência e Assinatura, que oferecem atalhos para operações e identificam a situação dos documentos.

Logo abaixo da árvore de processos, vemos o menu Consultar Andamento e a lista de Processos Relacionados. Ambos serão abordados posteriormente no curso.

Clique para consultar o histórico da tramitação em Consultar andamento. Abaixo, aparecerá a lista de processos relacionados

operações com processos

Botões de operações com processos e informações sobre o status, localização e atribuição à usuários do processo

Na parte direita da Tela do Processo vemos todos os botões de operações com processos e, logo abaixo, informações sobre:
Status: indica se o processo está aberto ou se já foi concluído (encerrado)
Localização: indica em qual (ou quais) unidade(s) o processo está aberto.
Atribuição: indica para qual usuário foi atribuído o processo (caso houver).
Abaixo descrevemos rapidamente as operações com processos. A fim de apresentar o que será abordado nesse curso, elas foram divididas nas seguintes categorias: atuar no processo, organizar processos, demais operações.

atuar no processo
As operações abaixo são as principais no trabalho com processos no , e serão abordadas em detalhes. Algumas delas também podem ser feitas diretamente da Tela Controle de Processos, como operações em lote.Incluir documento: inclui novos documentos no processo; Enviar processo (disponível na tela Controle de Processos): tramita o processo para outras unidades; Atualizar andamento (disponível na tela Controle de Processos): inclui no histórico do processo informação relevante o bastante para ser registrada, mas que não necessite ser registrada em documento específico no processo; Ciência no processo: utilizado para que as unidades deem ciência ao processo, dispensando a necessidade de se criar um novo documento para isso; Atribuição do processo (disponível na tela Controle de Processos): atribui a determinado usuário a responsabilidade sobre o processo; Consultar/alterar processo: oferece consulta e alteração das informações cadastradas na criação (autuação) do processo. Utilizado principalmente quando alguma informação de cadastramento do processo estiver incorreta (exemplo: tipo de processo) e precisa ser alterada; Anotações (disponível na tela Controle de Processos): permite a inclusão de anotações visíveis somente aos usuários da própria unidade; Concluir processo nesta unidade (disponível na tela Controle de Processos): equivale ao ato de encerrar o processo. Caso o processo esteja aberto em mais de uma unidade, encerra as atividades somente na unidade; Excluir processo: exclui o processo, caso ainda não tenha sido inseridos documentos nele. Utilizado para o caso em que a unidade criou um processo por engano, sem necessidade. Caso necessite somente de correção, utilize o botão Consultar/Alterar Processo.

Além dessas operações listadas, existem as operações abaixo que, por sua menor frequência, não serão abordadas neste material.

Sobrestar processo: Atribui aos processos o sobrestamento, que interrompe seus prazos e impede que sejam feitas inclusões de novos documentos ou alterações das minutas existentes; Anexar processo: Anexa o processo em outro. Tal como anexação nos processos em papel, impede que novos documentos sejam incluídos no processo anexado; Pesquisar no processo: Ferramenta de pesquisa interna a processos
organizar processos
As três operações elencadas abaixo são importantes para organização do trabalho e das informações processuais.

Relacionar processos: vincula processos entre si. Procedimento distinto da anexação, porque os processos continuam tramitando independentes entre si, apenas mantendo indicação de seu relacionamento na coluna esquerda da tela de processo; Incluir em bloco: inclui o processo em um bloco interno ou em um bloco de reunião; Acompanhamento especial: inclui o processo em um grupo de acompanhamento especial, para que a unidade tenha acesso rápido ao processo, mesmo que ele não esteja mais na unidade.
demais operações
As operações abaixo não são abordadas nesse módulo. Duplicar processo: Gera um novo processo com cópias dos documentos constantes do processo copiado; Enviar correspondência eletrônica: Envia e-mail relacionado ao processo, permitindo encaminhar documentos do processo. O e-mail passa a ser um documento do próprio processo. Não utilizada; Gerenciar disponibilização de acesso externo: Liberar acesso ao processo a usuário externo. Ainda não implantado; Gerar arquivo do processo PDF ou ZIP: Na primeira opção, o SEI gera um arquivo em formato PDF com documentos do processo. Na segunda, ele gera uma pasta compactada em formato ZIP. Permite escolher quais documentos. Serve para a extração de informações do SEI; Marcadores: É possível utilizar de marcadores para filtrar os processos de acordo com as suas necessidades; Controle de processos: Retorna à tela Controle de Processos


Tela do Documento

Clique no documento na árvore de processos para abri-lo

Ao clicar no nome de um documento na Árvore do Processo você acessa o conteúdo deste documento, que aparece numa tela conforme a imagem abaixo.

Tela do documento aberta

editar documentos

As operações abaixo são as mais comuns para edição de documentos no SEI, e serão abordadas em detalhes.Ciência no documento: utilizado para que as unidades deem ciência no documento, dispensando a necessidade de ser criar um novo documento para esse fim; Consultar/Alterar documento: oferece consulta e alteração das informações cadastradas no momento de criação do documento. Utilizado quando alguma informação cadastral do documento estiver incorreta (descrição, interessados, destinatários, classificação por assuntos ou nível de acesso); Editar conteúdo: permite editar o conteúdo (texto) do documento; Assinar documento: utilizado para incluir uma assinatura eletrônica no documento, mediante confirmação com uso da senha do sistema ou por meio de certificação digital; Incluir em bloco de assinatura: permite que o documento seja assinado por mais de um usuário do sistema; Excluir documento: exclui o documento, caso ele ainda não tenha sido enviado ou visualizado por outras unidades. Utilizado no caso em que a unidade criou um documento por engano, sem necessitar de um. Caso o documento precise ser corrigido, utilize o botão Consultar/Alterar documento ou Editar conteúdo; Adicionar aos modelos favoritos: permite salvar o documento numa lista de favoritos, para aproveitar seu formato e conteúdo na elaboração de novos documentos no futuro.

operações com processos
As operações abaixo afetam o processo como um todo. Por isso, já foram abordadas na seção anterior.

Enviar processo: tramita o processo todo (e não só o documento) para outras unidades; Atualizar andamento: inclui no HISTÓRICO DO PROCESSO informação relevante para ser registrada, mas que não necessita ser registrada em documento próprio no processo; Acompanhamento especial: inclui o processo em grupo de acompanhamento especial, para que a unidade tenha acesso rápido a ele, mesmo que ele não esteja na unidade.

demais operações
As operações abaixo não são abordadas.Imprimir web: envia o documento para impressão; Versões do documento: permite saber quantas vezes um documento gerado foi editado, e também recuperar versões anteriores do documento; Enviar documento por correio eletrônico: envia e-mail com o documento como um anexo. O e-mail passa a ser um documento do próprio processo; Gerenciar liberações para assinatura externa: liberar assinatura do documento por usuário externo. Não utilizada.

Secretaria Municipal de Gestão
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Secretaria Municial de Inovação e Tecnologia
Rua Libero Bardaró, 425, 4º Andar
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