Busca

Organizando o Trabalho


O SEI possui algumas funcionalidades que facilitam sua vida e ajudam a organizar a rotina de trabalho. Com elas, você será capaz de localizar rapidamente as informações que procura e acelerar o ritmo de trabalho.

Nesta seção serão abordados os seguintes itens:
Pesquisa de processos ou documentos
Estatísticas
Acompanhamento Especial
Marcadores


Pesquisa de processos ou documentos

A Barra de Ferramentas contém um campo de pesquisa livre, no qual você pode digitar qualquer palavra ou termo numérico e, pressionando a tecla Enter, obter a lista de todos os processos em que o termo aparece.

Por exemplo, podemos pesquisar o termo descongelamento.

Digite no campo de pesquisa livre. Refinar a pesquisa
A tela de resultados possui duas partes. A primeira apresenta o formulário de pesquisa estruturada – também acessado pelo Menu Principal em Pesquisar – em que é possível realizar uma pesquisa mais refinada, preenchendo os campos disponíveis. Ao clicar no primeiro campo de “Sigla Usuário”, o sistema preenche com o login da pessoa que acessou o sistema e busca os processos em que conste seu nome/login. Abaixo, o SEI apresenta os resultados da pesquisa.

Após digitar o termo a ser pesquisado e definir os critérios de refinamento da pesquisa, clique em Pesquisar. Para abrir a árvore do processo, clique no ícone localizado à esquerda do tipo de processo, chamado Visualizar árvore. O número de resultados será exibido no canto superior direito dos resultados de busca.

Visualizar resultados da pesquisa

Na segunda parte, o SEI apresenta os resultados da pesquisa. Veja abaixo:

 Ao digitar o número de um processo ou de um documento específico no campo de pesquisa livre, o SEI abre a árvore do processo ou o documento em questão. No formulário de pesquisa estruturada, você pode substituir o termo pesquisado por qualquer outro. Além de adicionar outros critérios de pesquisa. Atenção: a pesquisa recupera dados de processos abertos ou concluídos, mas não recupera dados de processos e documentos sigilosos.


Estatísticas

A opção Estatísticas, no Menu Principal, permite visualizar Estatísticas da Unidade e o Desempenho de Processos. Os resultados das estatísticas correspondem aos dados do sistema em tempo real, o SEI apresenta quadros quantitativos e gráficos que permitem melhor visualização.

Ao clicar em estatísticas, as opções de unidade e desempenho de processos serão mostradas

Estatísticas da unidade

Ao escolher estatísticas da Unidade será apresentada a tela Estatística da Unidade, em que o usuário deverá informar o período que deseja obter dados dos processos que tramitaram na sua unidade. Após colocar o intervalo de tempo, clique em “Pesquisar”.

1. insira o período que deseja acessar as estatísticas; 2. depois de inserir o período clique em pesquisar

Os resultados apresentarão várias tabelas e gráficos com temas específicos. Em suma, cada temática dos resultados será apresentada da seguinte forma:

Período pesquisado na parte superior, o tema da pesquisa logo abaixo e uma tabela por tipo de processo e quantidade de processos por tema

Gráficos de barras composto pelos dados da tabela acima

Os temas específicos apresentados nos resultados da pesquisa são:

● Quantidade de processos gerados;
● Quantidade de processos com tramitação no período;
● Quantidade de processos com andamento fechado na unidade ao final do período;
● Quantidade de processos com andamento aberto na unidade ao final do período;
● Tempos médios de tramitação no período;
● Quantidade de documentos gerados no período (documentos assinados e minutas); e
● Quantidade de documentos externos no período.

Para saber informações específicas sobre o processo dentro de uma temática específica, basta clicar nas quantidades presentes nas tabelas. O SEI  mostrará uma lista detalhada de registro dos processos. No caso, estamos dentro da temática Processos gerados no período, que apresenta uma tabela contendo o órgão, unidade, tipo, mês e ano do processo escolhido.

clique na quantidade de processos na tabela para acessar as informações específicas Informações datalhadas do tipo de processo escolhido

Desempenho de processos

Ao escolher no submenu Desempenho de Processos, o SEI  apresentará a tela Estatísticas de Desempenho de Processos para que o usuário informe o “Órgão”, o “Tipo de Processo” e o “Período” que deseja obter os dados. É possível obter estatísticas de todos os processos ou somente dos concluídos.

1. informe o órgão que deseja ter acesso as estatísticas de processos; 2. informe qual tipo de processo deseja acessar os dados; 3. informe o período; 4. se deseja ter acesso a dados apenas de processos já concluídos, marque essa caixa de seleção. 5. após, clique em pesquisar

Como resultado, será apresentada uma tabela com os tempos médios de tramitação dos tipos de processo de todas as unidades ou do órgão escolhido, bem como o gráfico correspondente.

Tipo de processos do órgão escolhido no período selecionado, quantidade de processos de cada tipo, tempo médio de tramitação de cada tipo de processo e gráfico dos dados gerados por cada processo

Ao clicar nos tempos de tramitação ou nas colunas do gráfico, o sistema apresenta quadros com mais informações e detalhamento dos processos.

Clique na quantidade de processos na tabela para acessar as informações específicas. Você pode detalhar seu resultado das estatísticas por unidade do órgão pesquisado. Aparecerá o número do processo selecionado, a data e hora de abertura do processo, data e hora da conclusão do processo e o tempo total de tramitação


Acompanhamento Especial

A função de Acompanhamento Especial permite manter um processo sempre disponível para consulta por servidores de uma mesma unidade. Porém, diferentemente dos blocos, essa função deve ser aplicada a cada processo de interesse.

Tela do processo Acompanhamento especial
Na tela do processo, clique em Acompanhamento especial. Uma nova janela se abrirá.

criando um grupo de acompanhamento Clique em novo grupo

Forneça um nome para o novo grupo de acompanhamento.

1. digite o nome do grupo; 2. clique em salvar

Retornando à tela anterior, selecione o grupo que você acabou de criar e clique em Salvar.

1. selecione o grupo; 2. clique em salvarPronto. Agora o processo foi salvo no grupo de Acompanhamento Especial, que está sempre disponível no Menu Principal.

No menu principal, selecione acompanhamento especialAcompanhamento de processos

Na tela de Acompanhamento Especial, os processos incluídos nesse tipo de acompanhamento sempre estarão listados. Clique no número do processo para vê-lo.

Clique no número do processo para abrir sua árvore. Clique nos ícones para alterar ou excluir o acompanhamento


Marcadores

No SEI é possível organizar processos através de marcadores coloridos, os quais são fixados na tela de Controle de Processos. Os marcadores são utilizados para agrupar processos na unidade por tema/anotação. Para incluir um marcador no processo desejado basta seguir as instruções abaixo.

1. Clique no ícone para abrir a edição de marcadores; 2. escolha o marcador; 3. insira o texto (opcional); 4. salve

Para criar marcadores siga as instruções a seguir: 1. clique em novo; 2. insira o nome do marcador; 3. selecione a cor do ícone; 4. salve

 

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