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Conceder Acesso às Informações de um Processo


Nesta seção serão abordados os seguintes itens:
Extrair documentos de um processo
Envio de e-mails no sistema
Interface com usuários externos


Extrair documentos de um processo

Em alguns casos, é preciso inserir documentos de um processo eletrônico do SEI em processos administrativos em papel, ou enviar cópias de documentos de um processo eletrônico do SEI por e-mail. Para os casos em que isso for permitido pela legislação vigente, o SEI possibilita a extração de cópias em PDF de documentos dos processos eletrônicos. Na tela do processo, clique no botão Gerar PDF do Processo.Clique no botão Gerar PDF do Processo

O sistema permite escolher quais documentos serão incluídos no PDF.1. Selecione os documentos que deseja incluir no PDF; 2.Após isso clique em Gerar

Por fim, clique em Gerar.O sistema não converterá arquivos de imagem, som, arquivos compactados, documentos cancelados e minutas (não assinadas) de documentos de outras unidades.

Também é possível gerar um arquivo ZIP (compactado) do processo. Para fazer isto, o procedimento é similar ao de gerar PDF. Primeiro clique no botão Gerar ZIP, na tela do processo.Clique no botão Gerar ZIP

Em seguida, escolha quais arquivos serão convertidos em ZIP e clique em Gerar.1. Selecione os documentos que deseja incluir no ZIP; 2. Após isso, clique em Gerar.

A autenticidade dos documentos PDF e ZIP gerados pelo SEI pode ser verificada por meio de uma página na Internet, mediante a digitação do código verificador e do código CRC, ambos disponíveis na tarja de assinatura de todos os documentos.Os códigos estão na tarja de assinatura do documento

O endereço da página de verificação é https://sei.prefeitura.sp.gov.br/autenticidade.

Na página de verificação 1. Insira o código verificador; 2. Insira o código CRC; 3. Digite o código captcha que está na figura ao lado.


Envio de e-mails no sistema

No SEI, é possível avisar outros usuários sobre a criação e a atualização de processos, individualmente ou em grupo. Além disso, todas as correspondências eletrônicas enviadas por meio do sistema são automaticamente incluídas como documentos no processo. Para enviar um e-mail por meio do sistema, clique no botão Enviar Correspondência Eletrônica, que se encontra tanto na tela do processo quanto na tela do documento.Clique em Enviar correspondência eletrônica. Um e-mail enviado a partir da tela do processo permite incluir todos os documentos já assinados na correspondência eletrônica. Já na tela do documento, o envio de e-mail permite encaminhar apenas o documento selecionado na árvore do processo.

O sistema mostrará uma tela com alguns campos a serem preenchidos, bem como permitirá enviar arquivos externos ou documentos assinados do processo. O sistema também permite inserir mensagens de texto padronizadas e constituir grupos de e-mail, como se verá a seguir.1. O endereço de e-mail do remetente deve estar previamente cadastrado no sistema; 2. Informar um endereço válido de e-mail. Se houver mais de um endereço, eles devem ser separados por ponto e vírgula; 3. Assunto da correspondência eletrônica; 4. Se você deseja digitar livremente neste campo, deixe o campo de listagem de cima em branco. Se desejar selecionar um texto-padrão, selecione um dos itens listados no primeiro campo.5. Este quadro contém os documentos que podem ser enviados juntamente com a mensagem. Basta selecionar na primeira coluna na caixa de seleção os desejados; 6. Também é possível realizar o upload de documentos externos a serem enviados juntamente da mensagem, basta escolhar o arquivo em seu computador e ele aparecerá no quadro de anexos; 7. Assim que terminar de compor sua mensagem, basta clicar em Enviar. A mensagem aparecerá na árvore do processo.

Grupos de e-mail

O SEI também permite a criação de grupos de e-mail, para facilitar o envio a múltiplos destinatários quando essa é uma atividade recorrente de sua unidade.Selecione a opção de grupos de e-mail.

Ao enviar um e-mail, clique em Grupos de E-mail para enviar a mensagem a um grupo previamente cadastrado em sua unidade.1. Selecione o grupo desejado; 2. Selecione se o grupo de e-maol é institucional ou da sua unidade. Os grupos da sua unidade podem ser criados, como será exposto a seguir; 3. Ao selecionar o grupo de e-mail que deseja, clique em Transportar para que o grupo seja utilizado. Você também pode pesquisar grupos de e-mail através de palavras-chave. Insira a palavra-chave no campo e depois clique em Pesquisar no topo direito da página.

Para criar grupos de e-mail em sua unidade, selecione a opção Grupos de E-mail no Menu Principal e, em seguida, clique em “Novo”.Selecione o botão Novo para criar um novo grupo de e-mail; no menu principal, selecione a opção Grupos de E-mail.

O sistema irá abrir uma outra tela pedindo informações sobre o novo grupo de e-mail.1. Insira o nome do seu grupo de e-mail; 2. Insira uma descrição para o grupo que ajudará na organização de sua unidade; 3. Insira os e-mails que irão compor o grupo, com sua respectiva descrição para fins de organização. Ao final clique em Adicionar e-mail; 4. Cada e-mail adicionado irá compor o quadro abaixo da tela, sendo possível editar as informações de cada um ou deletá-los na coluna de ações; 5. Ao final clique em Salvar.

É possível consultar, editar ou remover os grupos por meio das opções na coluna “Ações”. Ao salvar informações, o sistema mostrará outra tela com os grupos de e-mails da unidade.Você pode consultar, editar ou excluir grupos de e-mail, respectivamente, clicando nos ícones na coluna de ações.


Interface com usuários externos

No SEI, um Usuário Externo é uma pessoa física ou jurídica autorizada a dar vistas aprocessos e documentos do SEI, mas que não o faz na condição de servidora da Prefeitura. Por exemplo, um fornecedor poderia acessar o SEI como usuário externo para assinar um contrato administrativo, ou um termo de recebimento, ou um munícipe poderia acessar o SEI para assinar um auto de impugnação de infração. Esse tipo de acesso é possível mediante o cadastramento do usuário externo no SEI e a autorização por parte da Prefeitura, quando conveniente e previsto pela legislação vigente.

Na Tela do Processo, clique no botão Gerenciar Disponibilizações de Acesso Externo. Em seguida o sistema irá abrir uma tela pedindo algumas informações.Clique em Gerenciar disponibilizações de usuários externos.1. E-mail da unidade disponibilizadora do acesso externo; 2. Destinatário do acesso externo; 3. E-mail do destinário; 4. Validade em dias do acesso externo; 5. Senha disponibilizada pela unidade para se realizar o acesso externo; 6. Ao final clique em Disponibilizar.

Por outro lado, também há formas mais simples de interação com os usuários externos, que não requerem autorização especial para acessar informações: é o caso do módulo de consulta pública, em que os munícipes podem localizar informações sobre o andamento de qualquer processo (exceto os sigilosos) por meio da Internet, sem a necessidade de obterem autorização prévia por parte da Prefeitura.

O módulo de consulta pública está disponível no endereço https://sei.prefeitura.sp.gov.br/consulta.

1. Pesquisa

1.1 Aqui podem ser digitados quaisquer argumentos, sejam numéricos ou textuais; 1.2 Digite o número do documento ou processo; 1.7 No campo Data, é possível selecionar períodos específicos para localizar processos movimentados; 1.8 Clique em Pesquisar.

2. Resultados

2.1 Para ter acesso ao conteúdo do processo, clique no ícone de árvore.

Ao acessar um processo selecionado, o sistema abrirá a tela do Andamento do Processo.Na tela de Andamento do Processo constam as seguintes informações: informações sobre a autuação do processo, data/hora da atualização do andamento do processo, unidade participante do andamento do processo, descrição da atualização de andamento, telefone da unidade, endereço da unidade.

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