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Organizar Documentos e Processos


Nesta seção serão abordados os seguintes itens:

Bloco de Assinatura
Acompanhamento Especial
Duplicar Processo
Base de Conhecimento
Análise do processo
Consultar andamento
Atualizar andamento

 

Conclusão do processo
Reabrir processos
Reclassificar um processo
Relacionar processos
Iniciar processo relacionado
Texto Padrão
Documento Modelo

 


Bloco de Assinatura

Se você já trabalhou com processos administrativos em papel, sabe que é comum que os documentos elaborados por servidores de uma unidade sejam assinados por sua chefia imediata, ou até mesmo pela chefia ou autoridade superior do órgão.

No SEI, o recurso utilizado para produzir despachos a serem assinados pela chefia de uma ou mais unidades é chamado de Bloco de Assinatura. Ele equivale a uma pasta de despachos, que reúne diversos documentos para serem assinados pela(s) autoridade(s) competente(s) de uma só vez.

Com o Bloco de Assinatura, documentos que ainda não tenham sido assinados podem ser integralmente visualizados e também editados por servidores das unidades às quais o bloco tenha sido enviado, sem a necessidade de tramitar o processo inteiro a essas unidades.

Criar um bloco de assinatura

1. No menu principal, selecione Blocos de Assinatura; 2. Clique em Novo. 3. Preencha o campo descrição dos documentos; 4. Escolha a/as unidade/unidades para disponibilizar o bloco, ou deixe em branco se o bloco é para ser assinado na sua unidade; 5. Salve o bloco criado. Para facilitar a identificação dos documentos do bloco, não se esqueça de incluir em sua descrição: tipo de documento, autoridade que deve assiná-lo e data. Exemplo: Despachos Secretário 02/04/2015. Atenção: procure criar blocos com uma só finalidade para facilitar sua organização e evitar enganos.
Ao criar um bloco de assinatura, pergunte-se: o bloco foi feito para ser assinado em sua própria unidade, ou foi feito para preparar um despacho para autoridade lotado em outra unidade? No primeiro caso, não é necessário indicar as Unidades para Disponibilização. Ou seja, se os documentos desse bloco serão assinados somente em sua própria unidade, não é necessário disponibilizar o bloco a outras unidades. Mas se alguma unidade diferente precisará assinar os documentos antes de sua tramitação, então o bloco deverá ser disponibilizado a ela.

Incluir documento em bloco de assinatura

Como você já viu, um bloco de assinatura é uma pasta de despachos. Criado o bloco, devemos inserir documentos em seu interior. Isso é feito diretamente na tela de cada documento a ser inserido no bloco.

1. Selecione o documento que será assinado; 2. Clique no ícone Incluir em Bloco; 3. Verifique se o documento escolhido está selecionado; 4. Selecione o bloco de assinatura pretendido

Depois de inserir os documentos no respectivo bloco de assinatura, é necessário encaminhar o bloco às pessoas que farão a assinatura desses documentos. Quem deverá assinar os documentos do bloco? Se o bloco foi criado para que somente alguém de sua própria unidade o assine, ele está pronto para ser assinado!  Nesse caso, basta que sua chefia abra o bloco de assinatura em questão e faça a assinatura do documento (pule a próxima etapa).

Por outro lado, caso os documentos devam ser assinados por alguém que trabalha em outra unidade (ex. despachos preparados pela Coordenadoria Jurídica para que o Chefe de Gabinete os assine), é necessário disponibilizar o bloco ao assinante. Vamos prosseguir.

Disponibilizar o bloco

A disponibilização do bloco equivale a enviar a pasta de despachos para as unidades que devam conferir, editar e assinar os documentos da pasta, o que não equivale a tramitar o processo para essas unidades. Os documentos contidos no bloco que não tenham sido assinados pela unidade remetente, poderão ser alterados pela unidade destinatária e assinados. Por exemplo, é possível que uma unidade prepare uma minuta de despacho e envie para análise, edição e assinatura do secretário!

1. Entre no Menu Bloco de Assinaturas; 2. Selecione o ícone Disponibilizar Bloco. Atenção: conclua o bloco depois que todos os documentos tenham sido assinados. Na tela de Blocos de assinatura, blocos marcados em verde estão disponíveis para assinatura. Já os blocos marcados em vermelho estão disponibilizados a outras unidades. É possível editar as informações do bloco utilizando a ferramenta Alterar bloco.

Assinar pelo bloco

A principal finalidade do Bloco de Assinaturas é permitir que o servidor assine diversos documentos de uma só vez. Isso é feito na tela do bloco de assinatura, a partir do menu principal. Lá, é possível visualizar uma lista de blocos disponíveis e assinar diretamente o conteúdo dos blocos, ou também visualizar cada documento em particular. Veja como:

1. No menu principal selecione Blocos de assinatura; 2. Clique em Processos/Documentos do bloco para visualizá-los antes de assinar; 3. Para assinar um documento por vez, clique na caneta preta; 4. Para assinar dois ou mais documentos por vez, selecione os documentos e clique em assinar; 5. A tela de assinatura abrirá para serem inseridos o nome e senha, tal como na assinatura simples. Este ícone abre o recurso de inserir anotações no bloco. Elas permitem que se saiba do que trata cada documento sem a necessidade de abri-lo. Sempre que incluir um documento em um bloco, coloque uma anotação esclarecendo o assunto!


Acompanhamento especial

No SEI, todas as informações sobre os processos de sua unidade estão sob seu alcance. Um dos recursos que permitem o monitoramento e o controle dos processos da unidade com apenas alguns cliques é o Acompanhamento Especial.

Essa ferramenta permite que sua unidade crie atalhos para os processos de seu interesse, de forma que eles sempre estarão por perto, independentemente de ainda estarem em andamento ou de já terem sido concluídos. Esses atalhos são guardados em grupos de acompanhamento, que também funcionam como pastas: podem ser criados grupos por assunto, por origem ou destino, por data, por interessado… Sua unidade pode definir os melhores critérios para monitorar os processos, de maneira fácil e acessível.

Existem dois caminhos para chegar aos grupos de acompanhamento especial do SEI. O primeiro deles é por meio do menu principal, e o segundo é pela tela do processo. Vamos ver como funciona cada uma delas.

Acompanhamento Especial através do Menu Principal

No Menu Principal, selecione a opção Acompanhamento Especial.

No menu principal, selecione Acompanhamento Especial.

Caso sua unidade já possua algum grupo de acompanhamento criado, ao clicar no botão Grupos, o sistema abrirá a lista completa de grupos de acompanhamento especial criados na unidade.

Clique em grupos para ver a listagem completa de grupos de acompanhamento de sua unidade

Criar grupo de Acompanhamento Especial

Para criar um Novo Grupo, clique no botão “Novo” conforme imagem abaixo.
1. Clique em Novo

A seguir, você deverá informar o nome do grupo a ser criado. O nome do grupo é fundamental para a organização dos processos da unidade, pois ele deve evidenciar o critério utilizado para diferenciar os processos que ele contém e os processos contidos em outros grupos. Você pode criar grupos de processos por assunto, por tipo, por origem ou destino, por data ou por servidor responsável, por exemplo.2. Digite um nome para o grupo; 3. Clique em salvar. O nome do grupo ajuda a identificar os processos que estão em acompanhamento.
O grupo que você criou estará sempre disponível para toda a sua unidade. Além disso, os grupos podem ser alterados ou excluídos, na coluna Ações.

Tabela de Acompanhamento Especial

Acompanhamento Especial através da Tela do Processo

Outra forma de criar um grupo de acompanhamento especial é diretamente na tela do processo a ser monitorado.

Clique em Acompanhamento Especial

Clicando no botão, o sistema mostrará a tela de Novo Acompanhamento Especial, na qual você poderá clicar em Novo Grupo e criar um grupo de acompanhamento, seguindo os mesmos passos do caminho anterior.Clique em Novo Grupo

Depois de criar o grupo, você deverá voltar à tela do processo a ser monitorado, clicar no botão Acompanhamento Especial e seguir os próximos passos.

Incluir processo em grupo de Acompanhamento Especial

Selecione o grupo em que o processo deverá ser incluído e digite uma observação sobre o processo: por exemplo, seu assunto ou sua especificação. Por fim, clique em Salvar.

1. Selecione o grupo; 2. Clique em Salvar.

Pronto. A partir de agora o processo estará sempre no grupo de acompanhamento especial de sua unidade. Para acompanhar o processo facilmente, clique na opção Acompanhamento Especial, no Menu Principal, e selecione o grupo de acompanhamento que você deseja acompanhar. Os processos incluídos em cada grupo estarão listados, bem como suas observações (caso tenham sido incluídas no momento do cadastro no grupo). Mas observe que um processo só pode ser incluído num só grupo de acompanhamento por vez.Um processo só pode ser incluído num só grupo de acompanhamento por vez.


Duplicar processos

Na rotina da Administração Pública, é comum que um grande número de processos tenha instrução semelhante, em função de terem finalidades muito parecidas. Por exemplo, processos de aquisição de material de consumo, ou de contratação de serviços comuns. Nesse caso, o SEI permite que você faça uma só instrução e duplique-a quantas vezes quiser, alterando somente o que for necessário. Para isso, existe o recurso chamado Duplicar Processo.

Isso é feito diretamente na tela do processo, clicando no botão Duplicar Processo.

Clique em Duplicar Processo

O sistema abrirá a tela Duplicar Processo, que contém um campo para preenchimento do nome do interessado do novo processo (a ser criado com base no processo atual) e um quadro com uma pré-seleção de todos os documentos do processo. Você pode selecionar os documentos a serem duplicados conforme o caso. Após isso, clique em Duplicar.

1. O campo de interessado deve ser preenchido da mesma forma como indicamos o interessado pelo processo quando criamos um novo processo; 2. Documentos a serem duplicados; 3. Ao final, clique em Duplicar.

Veja que o sistema cria um novo processo, com nova numeração, composto por uma cópia de todos os documentos que integravam o processo original (ou somente aqueles que você selecionou na etapa anterior). Entretanto, nenhum deles está assinado, e você deverá fazer as alterações necessárias e concluir sua instrução conforme for o caso.

Observe, também, que os documentos externos duplicados recebem nova numeração automática e podem ter seus anexos trocados: isso é interessante quando você tem, por exemplo, uma pesquisa de preços (PDF obrigatório em processos licitatórios), mas o conteúdo é diferente para cada processo – nesses casos, basta trocar o arquivo anexo como documento externo no novo processo duplicado, na tela do documento, da mesma forma como você já aprendeu no módulo básico do curso.

Duplicar ProcessoUm processo duplicado não será confundido com sua cópia, pois os documentos perdem as assinaturas e as ciências, além de ganharem uma nova numeração do processo e documentos. O sistema duplica documentos externos, mas não duplica e-mails que fazem parte da árvore de documentos. As minutas produzidas na sua unidade podem ser duplicadas. Mas minutas de outras unidades não são duplicadas.


Base de conhecimento

No SEI, é possível armazenar as melhores práticas do processo administrativo e disponibilizar guias para que todos os usuários do sistema criem processos com melhor instrução.

Para isso, existe o recurso chamado de Base de Conhecimento. Trata-se de um documento que reúne uma explicação sobre o tipo de processo a que está atrelado, com instruções sobre como os servidores deverão proceder em cada etapa do processo, quais documentos devem ser incluídos, quem deverá assinar, e assim por diante.

As bases de conhecimento são criadas pelas unidades responsáveis por cada tipo de processo da Prefeitura, e são gradativamente atreladas a cada tipo de processo migrado ao SEI, passando a estar disponíveis para consulta por todas as unidades, diretamente na árvore do processo, conforme mostra a figura a seguir.

Bases de conhecimento

Para garantir a padronização dos processos, as Bases de Conhecimento devem ser criadas pela unidade competente por estabelecer procedimentos relacionados a determinado tipo de processo, e só podem ser alteradas por elas. Veja, a seguir, como consultar uma base de conhecimento.
1. Clique no ícone ao lado do número do processo

O SEI abrirá a tela das Bases de Conhecimento Associadas ao tipo de processo escolhido.

2. Clique no ícone para abrir a base de conhecimento; 3. Uma nova janela se abrirá contendo a base de conhecimento


Análise do processo

Já tendo passado por todas as fases de criação do processo, juntada de documentos, assinatura, envio, recebimento e distribuição do processo, abordamos as atividades de análise do processo, dispensando a junção de novos documentos, já que esse tópico já foi abordado. O primeiro recurso para a análise do processo é a Consulta ao Andamento do processo.


Consultar andamento

O SEI permite consultar o registro de todo o tramite do processo. Para consultar o andamento do processo, abra a Tela do Processo e localize a Árvore. Logo abaixo, clique em Consultar Andamento.Clique em Consultar Andamento para consultar o histórico de tramitação do processo.

Em seguida, o SEI abrirá a tela de Histórico do Processo. Lá estarão listadas as ações de geração, envio e recebimento do processo pelas diferentes unidades, incluindo data e hora de cada operação, sigla da unidade e a identificação do usuário responsável por cada uma dessas ações. Para ver um histórico mais detalhado, com todas as ações realizadas no processo (além de envio e recebimento), clique em Ver histórico completo.Clique em Ver histórico completo para consultar o detalhamento do histórico do processo.


Atualizar andamento

Com essa operação, é possível adicionar informações diretamente no histórico de tramitação do processo. Essa funcionalidade permite que você registre observações sobre a tramitação ou a análise do processo que sejam importantes para constarem no histórico do processo, mas que não justificam a inclusão de um novo documento. Para fazer uma atualização de andamento, vá para a Tela do Processo e clique no ícone Atualizar Andamento.1. Clique em Atualizar andamento; 2. Preencha com a atualização do processo; 3. Clique em salvar para finalizar a atualização.

Pronto! A informação foi incluída no histórico do processo e estará visível a todos os servidores que consultarem seu andamento.A atualização do andamento fica disponível no histórico do processo, com data, hora, unidade e autor. Atenção: a operação serve para incluir informação relevante o bastante para ser registrada, mas que não necessite ser registrada em documento próprio no processo. Também não podem ser removidas depois de inseridas. Cuidado com seu uso!


Conclusão do processo

Uma vez que todas as providências possíveis tenham sido tomadas por todas as unidades competentes e o processo tenha atingido seus objetivos, chega o momento de encerrá-lo.

No SEI, para encerrar um processo, vá para a Tela do Processo e clique no ícone Concluir Processo.

clique no ícone concluir processo


Reabrir processos

Concluiu um processo por engano, ou sua unidade precisa reabrir um processo por qualquer outro motivo?

Reabrir um processo no SEI também é muito simples. Vá para a Tela do Processo e clique no ícone Reabrir Processo. Mas, atenção: sua unidade só pode reabrir um processo que já tenha tramitado por ela.

 1. clique no ícone reabrir processo.

Pronto. O processo foi reaberto e automaticamente atribuído ao usuário que o reabriu, como é possível verificar na Tela do Processo.

Após reaberto, o processo é atribuído automaticamente para o usuário que efetuou a operação.


Reclassificar um processo

Caso o usuário tenha iniciado um processo com um tipo de processo errado, é possível reclassifica-lo para um outro tipo que corresponda ao desejado. No SEI, vá para a Tela do Processo e clique no ícone Consultar/Alterar Processo:

1. Clique no ícone consultar/alterar processo.

Na tela Alterar Processo, clicar em Tipo de Processo e escolher um novo tipo na lista para reclassificar o processo. Após selecionar o tipo desejado, basta clicar em Salvar para que o processo seja salvo com o novo tipo.

2. Em "tipo de processo", selecionar o tipo de que deseja para reclassificar o processo já aberto; 3. Clique em Salvar.


Relacionar processos

O SEI possui duas maneiras de se relacionar processos: relacionando processos existentes e iniciando um novo processo relacionado a outro já existente.

A funcionalidade de Relacionar Processos já existentes permite vincular diferentes processos de forma a visualizá-los numa mesma árvore de processo.

Para fazer o relacionamento, digite o número do processo que deseja vincular ao processo atual e clique em Pesquisar. Como podemos ver abaixo:

Clique em Relacionar Processo Digite o número do processo a ser relacionado e clique em pesquisar Atenção: Você deve digitar o número inteiro, inclusive o dígito final.

Ao clicar em Pesquisar, o SEI localiza o processo em questão e completa o campo Tipo com o tipo do processo. Confirme se a informação está correta e, por fim, clique em Adicionar para fazer o relacionamento dos processos.

Confirme se o Tipo está correto e clique em adicionar.

Como resultado, o relacionamento estará listado numa tabela na mesma tela.

Lista de processos relacionados. Caso queira cancelar o relacionamento, clique no botão específico em "ações".

Além disso, todos os processos relacionados ficam vinculados diretamente à árvore do processo.

Clique para detalhar o processo e acessar sua árvore.


Iniciar processo relacionado

O sistema também fornece a possibilidade de se iniciar um novo processo relacionado a outro processo existente (processo mãe).

Clique no botão "iniciar processo relacionado" e escolha o tipo de processo relacionado.

O sistema exigirá em seguida que você escolha o Tipo de Processo que deseja iniciar e que será relacionado. O procedimento de criação é o mesmo da seção de Iniciar Processo.Insira as informações necessárias para iniciar o processo e ao final clique em salvar.

Pronto! O seu Processo Relacionado foi iniciado.

Clique para detalhar o processo e acessar sua árvore.


Texto Padrão

Se, nos processos de sua unidade, houver um texto que seja recorrente em documentos de diversos processos, você pode otimizar o trabalho usando a funcionalidade do Texto Padrão. Para começar, selecione essa opção no Menu Principal.

No menu principal, clique em textos padrão.

Criando um texto padrão

Na janela de textos padrão de sua unidade, clique em Novo.

Para criar um novo texto padrão, clique em Novo.A seguir, o SEI abrirá o Editor de texto para que você crie e edite livremente o conteúdo do texto-padrão. Informe o nome, a descrição e o conteúdo do texto. Ao final, clique em Salvar.

1. Forneça o nome do texto; 2. Forneça a descrição do texto; 3. Edite o conteúdo do texto usando os recursos do editor; 4. Clique em salvar.

O texto padrão que você criou passa a estar listado nos textos da unidade. Você pode editá-lo ou excluí-lo, como já apresentado para outros recursos do sistema.

Clique nos ícones para visualizar, editar ou excluir o texto.

Utilizando um Texto Padrão

Para utilizar o texto padrão em documentos criados por sua unidade, basta utilizá-lo como texto inicial num novo documento. Na Tela do Processo, clique em Incluir Documento e, em seguida, escolha o Tipo de Documento. Depois, indique que o Texto Inicial será o Texto Padrão. O texto padrão que você criou estará listado nas opções disponíveis. Depois, continue editando o documento normalmente.

1. Selecione o texto padrão como texto inicial do documento; 2. Selecione o texto padrão que você quer utilizar.


Documento Modelo

Esta funcionalidade é bastante semelhante com a dos Textos Padrão. Porém, em vez de salvar um trecho para utilizá-lo numa seção de um documento, o Documento Modelo consiste numa cópia de um documento inteiro, com todas as suas seções. Para começar, selecione essa opção no Menu Principal.

No menu principal, clique em Modelos.

Criando um Grupo de Modelos

Como o Documento Modelo é simplesmente um documento que já existe e deve ser replicado, você deve apenas criar um Grupo de Modelos e incluir os documentos nesse grupo. Para começar, clique em Grupos.

Clique em grupos

Em seguida, clique em Novo.Clique em novo

Forneça um nome para o novo grupo e clique em Salvar.1. Forneça o nome; 2. Clique em Salvar

Adicionando Modelos ao Grupo

Agora que você já criou um Grupo de Modelos, basta adicionar documentos ao grupo. Você faz isso diretamente na Tela do Documento que você quer guardar como modelo, clicando em Adicionar aos Modelos Favoritos.

Clique em adicionar modelos aos Favoritos

A seguir, selecione o Grupo de Modelos em que você quer incluir o documento modelo. Forneça também a descrição do modelo. Depois, clique em Salvar.

1. Indique o grupo; 2. Forneça a descrição do modelo; 3. Clique em salvar.

Você pode guardar modelos de documentos criados por quaisquer unidades, desde que eles não sejam sigilosos.

Utilizando um Documento Modelo

Para utilizar o modelo, basta marcá-lo como texto inicial num novo documento. Na Tela do Processo, clique em Incluir Documento e escolha o Tipo de Documento. Em seguida, indique que o Texto Inicial será o Documento Modelo. Depois, clique em Selecionar nos Favoritos.

1. Selecione o documento modelo como texto inicial; 2. Clique em selecionar nos favoritos.

Selecione o modelo que você deseja e continue editando o documento normalmente. Na tela Selecionar Modelo Favorito, clique em selecionar modelo. Você pode criar mais de um grupo de modelos para organizar melhor seu trabalho. Por exemplo, um grupo para cada tipo de documento ou processo. Ao indicar um modelo como texto inicial de um novo documento, voc~e pode indicar diretamente o número do documento modelo em vez de selecioná-lo no grupo de favoritos.

 

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