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Outras Operações com Processos


Nesta seção serão abordados os seguintes itens:
Ciência do processo e ciência do documento
Sobrestamento
Anexar e desanexar processos
Pesquisar no Processo


Ciência do processo e ciência do documento

O SEI conta com uma funcionalidade que permite a uma unidade manifestar ciência sem que, para isso, seja necessário inserir um novo documento, uma anotação ou mesmo atualizar manualmente o andamento do processo.

Fazer isso é muito simples. Se você deseja manifestar ciência de todo um processo, vá para a Tela do Processo e clique no ícone Ciência. Porém, se você deseja manifestar ciência de um documento em particular, vá para a Tela do Documento em questão e clique em Ciência.

A Ciência indica que o documento ou processo foi verificado por determinado usuário, dispensando a necessidade de se criar um novo documento com essa finalidade.1. Clique no ícone Ciência.

Todas as manifestações de ciência são indicadas diretamente na Árvore do Processo. Para saber quem manifestou ciência, clique no ícone indicativo.O documento/processo que recebeu ciência é indicado com um ícone específico. Clique no ícone para visualizar o autor da ciência.

Não é possível desfazer uma ciência.


Sobrestamento

O sobrestamento de processos corresponde à suspensão temporária do processo, inclusive interrompendo a contagem de tempo e os prazos do processo. O sobrestamento impede que um processo receba novos documentos ou alterações.

Esse recurso só deve ser usado mediante determinação formal e justificativa fundamentada num documento denominado Termo de Sobrestamento, assinado eletronicamente no SEI por servidor competente, conforme orientação jurídica e autorização da chefia. Além disso, o sobrestamento deve ser removido quando o motivo que o determinou não mais persistir ou quando for determinada a retomada de sua regular tramitação, também acompanhado de sua justificativa formal.

O sobrestamento pode ser feito diretamente na tela do processo, clicando-se no botão Sobrestar Processo.Clique no botão Sobrestar Processo.

A seguir, o sistema mostrará a tela de Sobrestamento. Você deverá selecionar uma das opções:

Somente sobrestar: quando a determinação de interrupção do trâmite do processo constar formalmente no próprio processo.Deixe essa opção selecionada para somente sobrestar.

Sobrestar vinculando a outro processo: quando a determinação de interrupção do trâmite do processo constar, formalmente, em outro processo no SEI.  O sistema abrirá o campo Processo para Vinculação, para preenchimento do número do processo em questão. Ao clicar em Pesquisar, o SEI automaticamente preencherá o campo Tipo de acordo com a numeração colocada.Em ambos os casos, o campo motivo deverá ser preenchido com o conteúdo resumido do termo de sobrestamento.

Para remover o sobrestamento diretamente na tela do processo, clique em Remover Sobrestamento do Processo.Clique em Remover Sobrestamento do Processo.

Sua unidade também pode visualizar uma lista de todos os processos sobrestados que estejam sob sua responsabilidade. Para isso, basta clicar na opção “Processos Sobrestados” no menu principal do sistema, que apresentará uma tela como a mostrada abaixo.Clique em Remover Sobrestamento.


Anexar e desanexar processos

Além de duplicar ou interromper processos, muitas vezes também é necessário anexar um processo a outro. Isso é conveniente quando existe mais de um processo com a mesma finalidade e os mesmos interessados, simultaneamente, de forma que eles se tornam um só processo – isto é, o processo anexado torna-se parte do processo ao qual ele foi anexado, e não tem mais tramitação própria. Para esses casos, o SEI possui a função de anexação de processos.A anexação de processo é diferente do recurso de relacionamento de processos. Vamos relembrar? O relacionamento de processos permite que você mantenha um processo relacionado a outro, porém ambos tramitam de forma separada. Na prática, serve para mostrar que determinados processos estão ligados de alguma forma a outro/outros: um processo-mãe e seus processos decorrentes (por exemplo, um processo de contratação e outro de pagamento).

Para anexar um processo, você deverá preencher o Termo de Anexação de Processo, apresentando a justificativa formalizada para sua junção a outro processo administrativo, a qual deve ser assinada pela chefia da unidade competente pelo ato.

A seguir, você deve ter em mãos o número completo do processo a ser anexado. Em seguida, abra a tela do processo ao qual ele será anexado e clique em Anexar Processo.Clique em Anexar processo.

Na tela seguinte, informe o número do processo que será anexado. A informação de tipo será preenchida automaticamente pelo SEI.1. Cole o número do processo que será anexado e clique em Pesquisar; 2. O SEI irá preencher automaticamente o tipo de processo que será anexado; 3. Ao final, clique em Anexar.

O sistema mostrará uma janela de confirmação.Para confirmar a anexação, clique em Ok.
Finalmente, o sistema abrirá a tela “Anexação de processos”, que apresenta todos os processos anexados ao processo atual. O processo anexado também aparecerá na árvore de documentos do processo principal.O processo anexado irá aparecer na árvore do processo.

Um processo anexado pode, mediante decisão fundamentada e justificativa formalizada, ser desanexado e passar a tramitar separadamente outra vez. Para isso, além de preencher o Termo de Desanexação de Processo, será necessário solicitar a desanexação ao administrador do sistema, pois só ele é autorizado a efetivar esse tipo de procedimento no SEI. Caso você precise desanexar um processo, oriente a chefia de sua unidade a entrar em contato com o suporte técnico do SEI, por e-mail: seisuporte@prefeitura.sp.gov.br.


Pesquisar no Processo

Clique no ícone de Pesquisar Processo.

A pesquisa dentro de um processo específico busca as informações para apresentar no resultado nos seguintes campos:

• No corpo dos documentos criados no próprio processo (tipo de documento, número, data, texto, sigla, assinatura, tudo que se visualiza no documento pode ser pesquisado);

• Nos documentos externos digitalizados com processamento de OCR – Reconhecimento Ótico de Caracteres (se sua unidade digitaliza documentos, certifique-se que a opção de OCR está ativa no programa de escaneamento);

• Nos documentos externos de texto (planilhas, txt, html, doc, docx, xls, pdf, etc.);

• Nos dados cadastrais de processos e documentos.

A pesquisa pode ser realizada por:

Palavras, siglas, expressões ou números  
Busca ocorrências de uma determinada palavra, sigla, expressão (deve ser informada entre aspas duplas) ou número:
prescrição; certidão INSS; declaração

Conector (E)
Pesquisa por registros que contenham todas as palavras e expressões. Exemplos:
móvel e licitação; nomeação e cargo efetivo

Conector (OU)
Pesquisa por registros que contenham pelo menos uma das palavras ou expressões. Exemplo:
funcionário ou servidor

Conector (NÃO)
Recupera documentos que contenham a primeira, mas não a segunda palavra ou expressão, isto é, exclui os documentos que contenham a palavra ou expressão seguinte ao conector (NÃO). Exemplo:
certidão não inss

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