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Tramitação de ofícios agora é realizada somente pelo SEI

A Portaria Conjunta SMG-SMIT Nº 8/2017 prevê que, a partir de 06 de fevereiro de 2018, a tramitação de ofícios para órgãos e entidades da Administração Pública Municipal deverá ser realizada exclusivamente por meio do SEI. Com isso, a principal forma de comunicação administrativa da Prefeitura se junta a mais de 280 tipos de processos que já estão em meio eletrônico, adquirindo mais transparência, celeridade e economia.

A implantação do SEI na Prefeitura de São Paulo já está em estágio avançado: estamos com 70% do total de autuações em meio eletrônico e mais de 350 mil processos gerados. Também já capacitamos mais de 22 mil servidoras e servidores públicos para utilizar o SEI no dia a dia da gestão de processos administrativos, um dos principais esforços realizados no envolvimento de toda a Prefeitura em modernizar nossa gestão pública.

 

Como gerar e tramitar ofícios no SEI?

Para ver em detalhes o manual de recepção, autuação e tramitação de Ofícios no SEI, clique aqui.

 

Recebi um ofício em papel. O que fazer?

Caso o ofício recebido seja de um órgão ou unidade da administração direta ou indireta da Prefeitura, o ofício deverá ser recusado e devolvido à unidade de origem, de acordo com os termos do Art. 52 da Portaria 61/15 da SMG. Processos já migrados para o SEI devem ser autuados e tramitados exclusivamente em meio eletrônico.

Caso o ofício recebido seja de um órgão ou entidade externa à Prefeitura (Câmara dos Vereadores, Ministério Público, Tribunal de Contas etc.), o documento em papel deve ser digitalizado e tramitado dentro do SEI para a unidade responsável.

Passo a passo:

Clique em “Iniciar Processo” e selecione o tipo de processo “Comunicações administrativas: Ofício”; em seguida, preencha os demais campos conforme for mais adequado, indicando também o nível de acesso correspondente.

Caso a unidade receba o ofício em papel, este deve ser digitalizado e incluído ao processo como Documento Externo.

Especifique o tipo de documento como “Ofício”, incluindo a data do documento e seu número, se houver.

Defina o documento como “Digitalizado nessa unidade” e indique o tipo de conferência realizado – em geral, trata-se de Documento Original.

Preencha os demais campos conforme o conteúdo do documento, defina o nível de acesso como “público” e anexe o arquivo com o ofício digitalizado em PDF.

O arquivo digitalizado aparecerá na árvore do processo. Você pode agora tramitar o ofício para a unidade responsável clicando em “Enviar Processo”, e pronto!

 

 

Preciso enviar um ofício. Como posso fazer isso no SEI?

Caso o destinatário seja um órgão ou entidade externa à Prefeitura, o ofício deverá ser autuado e tramitado em papel como é feito hoje.

Caso o ofício seja para um órgão ou unidade da administração direta ou indireta da Prefeitura, você deverá criar um novo processo e nele inserir o ofício que deseja tramitar.

Passo a passo:

Clique em “Iniciar Processo” e selecione o tipo de processo “Comunicações administrativas: Ofício”; em seguida, preencha os demais campos conforme for mais adequado, indicando também o “nível de acesso” correspondente.

Para gerar o ofício eletronicamente no SEI, clique em “Incluir documento” e, em seguida, escolha o tipo “Ofício SEI”.

Preencha os campos da tela de cadastro do documento conforme for mais adequado, não esquecendo o nível de acesso “público” e a numeração do documento, se houver.

Finalmente, na janela do editor de documentos do SEI, insira o conteúdo do ofício e assine-o. Pronto! O ofício está pronto para ser enviado à(s) unidade(s) de destino! Caso o destinatário seja um órgão

 

 

Preciso responder um ofício que recebi no SEI. Como faço?

Os ofícios recebidos no SEI serão respondidos como todo processo que hoje é feito no SEI, juntando documentos internos ou externos digitalizados.

Para ofícios recebidos por órgãos ou entidades externas à Prefeitura de São Paulo, basta imprimir a resposta gerada no SEI e tramitar em papel como é feito esse.

Passo a passo:

Abra o processo recebido no SEI. Com o processo aberto, você poderá consultar o conteúdo do ofício abrindo os documentos na árvore.

Você pode responder com um documento interno, que é pelo editor de texto do SEI, ou com um documento externo, que é pela digitalização de documentos que estão em papel.

Para responder com um documento interno, clique em “Incluir Documento”:

Na lista de tipos de processo, escolha o tipo de documento “Informação” ou “Encaminhamento”.

Escolha o nível acesso “Público”

Abra o editor de texto clicando em “Editar Conteúdo”. Escreva o teor do documento, salve e clique em assinar.

Sua resposta está pronta para ser tramitada!

Para responder com um documento externo, proceda com os mesmos passos do recebimento do ofício, mas selecionando o tipo de documento adequado.

 

SOBRE O SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES (SEI)

Após longo processo de análise, a Prefeitura adotou o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) para a modernização dos processos administrativos. Essa escolha é compatível com a de outros órgãos públicos federais, estaduais e municipais que formam a iniciativa do Processo Eletrônico Nacional (PEN), coordenada pelo Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão.

O SEI foi criado e cedido gratuitamente pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) à Prefeitura em 2014, por meio de um Acordo de Cooperação Técnica. A plataforma possibilita o aumento da eficiência administrativa e a simplificação de procedimentos, bem como maior celeridade e a eliminação de extravios, além de responder à demanda dos cidadãos por modernização da gestão pública e acesso à informação. A utilização do SEI é obrigatória para todas as secretarias e Prefeituras Regionais, além de entidades da administração indireta, nos termos do Decreto Municipal nº 55.838/15.

Todas as dúvidas e questões sobre o uso do SEI podem ser encaminhadas para a equipe do SEI Suporte pelo email seisuporte@prefeitura.sp.gov.br e pelos telefones 3396-7077/ 7079/ 7080.

Também é possível consultar a seção de Guias Rápidos do site do Processo Eletrônico, onde preparamos infográficos para explicar as principais mudanças e o passo a passo de alguns tipos de processo.

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