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Avanços significativos em seis meses de implantação

Maior rapidez e eficiência na tramitação de documentos é o principal benefício obtido com o sistema, além da economia de papel. 


A implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), na Prefeitura de São Paulo, oficializada em janeiro deste ano, avançou muito e a instituição já colhe os primeiros frutos.

Até o mês de julho, 78 órgãos, 4.054 unidades e 5.161 usuários cadastrados estão utilizando o sistema para a tramitação dos nove diferentes tipos de processo que já migração para o meio eletrônico. Nesse curto intervalo de tempo, 3.781 processos foram autuados no SEI, dos quais, 627 já estão concluídos.

O tempo médio para a conclusão dos processos eletrônicos foi de apenas 25 dias; o dos processos tradicionais, em papel, demora em média dois anos.

Essa é uma das grandes vantagens do SEI, juntamente com a economia de papel e de outros materiais: os processos podem tramitar simultaneamente em diversas unidades, facilitando o trabalho dos servidores e dando mais agilidade à administração.

Capacitação e divulgação

Outro ponto relevante nesses primeiros meses de implantação foi a preocupação da prefeitura na capacitação dos servidores para a utilização do SEI e na divulgação da iniciativa e do sistema de suporte. Nesse período o curso foi sendo gradativamente aperfeiçoado, o que reduziu seu tempo de duração e, com isso, a ampliação da oferta de vagas.

Para divulgar o Processo Eletrônico entre os servidores, poucos dias após ter sua implantação oficializada na prefeitura, entrou no ar uma página específica sobre o sistema, que traz explicações detalhadas sobre o sistema, histórico, legislação pertinente, capacitação, notícias e o link para o SEI. Além disso, por meio da newsletter da Sempla e, mais recentemente, da Secretaria de Gestão, e, também, dos informativos da Emasp e, desde junho, do Informativo SEI, os funcionários são incentivados a participar do treinamento. Por isso, com o apoio da Emasp e da Prodam, já foram capacitados 6.664 servidores.

O sistema de suporte, criado para esclarecer e orientar os usuários quanto à utilização do sistema, recebeu 1.176 demandas, que foram integralmente atendidas.

Veja mais dados na tabela abaixo:

Utilização do SEICapacitação%
Órgãos cadastrados78Servidores capacitados6.664
Unidades cadastradas4.054Secretarias4.55968,4
Usuários cadastrados5.161Subprefeituras1.66425,0
Órgãos com administrador local indicadoÓrgãos com administrador local indicadoAdministração indireta4416,6
Administradores locais123Total6.664
Tipos de processos migrados para o SEI9

Processos no SEI%
Autuados3.781
Concluídos62716,6
Tempo médio para conclusão25
Autuados no Simproc em 2015 (até 30 de junho)168.186
Processos SEI/ Simproc (estimativa)2,2

ComunicaçãoDemandas%
Acessos ao site do Processo Eletrônico21.504Recebidas por e-mail92979,0
Mensagens com boas práticas enviadas3Recebidas por telefone24721,0
Informativos/ newsletter enviados2Total1.176
Notícias divulgadas no site30Demandas atendidas1.176100,0

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