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Mapeando perfis comportamentais na implantação do SEI

Ao longo de quatro anos de implementação do processo eletrônico na Prefeitura de São Paulo, a equipe responsável identificou uma série de padrões de perfis de pessoas recorrentes na gestão da mudança na Administração Municipal. As percepções e os aprendizados frutos desse processo foram utilizadas para a construção de perfis comportamentais da burocracia pela equipe do Laboratório de Inovação em Governo da Prefeitura de São Paulo (011).lab (acesse o site do laboratório).


Mensurar o imensurável

Conforme a implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) na Prefeitura de São Paulo ocorria, muito pode ser aprendido sobre a própria burocracia da Administração Municipal. Isso porquê a equipe responsável teve de lidar com servidores e servidoras dos mais diferentes órgãos e entidades do município, percorrendo todo o território da cidade, presenciando uma série de padrões comportamentais dessas pessoas ao lidarem com uma profunda mudança de cotidiano de trabalho, no dia a dia da gestão interna.

Conforme a Prefeitura utiliza cada vez mais o SEI, uma quantidade volumosa de dados sobre processos administrativos são gerados, possibilitando análises que permitem mensurar o impacto dessa mudança na Prefeitura (alguns dados podem ser encontrados na seção de Indicadores do portal). Mas conforme a equipe do SEI entrava em contato com as realidades da burocracia da Prefeitura, muitas informações e dados a respeito de quem lidava propriamente com processos administrativos (como os servidores da ponta, de rua, gestores de médio escalão etc.) foram ficando evidentes, demonstrando possibilidades de análise e necessidade de gestão desse conhecimento adquirido. 

Esse tipo de informação não pode ser mensurada da mesma forma que outros indicadores do SEI. Era preciso um outro esforço para sistematizar esses dados, o que foi possibilitado por uma série de oficinas desenhadas e facilitadas pela equipe do Laboratório de Inovação em Governo (011).lab. 

Na foto, três pessoas estão preenchendo uma folha fazendo parte da oficina de construção de perfis comportamentais. Na foto, cinco pessoas estão prendendo post-its em um quadro, fazendo parte da oficina de construção de perfis comportamentais. Na foto, uma pessoa está prendendo um post-it em um quadro, fazendo parte da oficina de construção de perfis comportamentais.

 

Resultados

Essas oficinas possibilitaram identificar formas de documentar o conhecimento adquirido quanto ao perfil de cada servidor que passou a usar o SEI na Administração Municipal. Isso ajudou a equipe do SEI a lidar com diversas áreas e órgãos que passariam por migrações de processos administrativos, empregando estratégias de atuação baseada nos resultados das oficinas. Abaixo está um diagrama que fez parte desse mapeamento de perfis comportamentais, etapa necessária para a formulação dos resultados finais.

Escala que coloca os perfis comportamentais da burocracia da Prefeitura, indo dos mais resistentes à mudança, passando pelos favoráveis à adoção do uso do SEI, até chegar nos perfis parceiros da implantação.

Saiba mais sobre todo o processo dessas oficinas acessando a apresentação: Perfis Comportamentais da Burocracia da Prefeitura de São Paulo (peso do arquivo: 2megabytes).

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