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Processo Eletrônico: mais agilidade, eficiência e transparência na Prefeitura


No dia 1º de dezembro de 2014, a Prefeitura de São Paulo assinou acordo de cooperação técnica para uso do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) com o Tribunal Regional Federal da 4ª Região. O objetivo do novo sistema é implantar solução de gestão eletrônica de documentos, a fim de permitir a criação, armazenamento, controle, compartilhamento e obtenção de informações existentes em documentos de maneira ágil e segura.

O evento contou com presença do prefeito Fernando Haddad, da secretária de Planejamento, Orçamento e Gestão (Sempla), Leda Paulani, do presidente da Prodam, Márcio de Andrade Bellisomi, e do desembargador Tadaaqui Hirose, presidente do Tribunal Regional Federal da 4ª região (TRF4). Para a secretária de Sempla, a assinatura deste termo é o primeiro passo para uma grande transformação na Prefeitura de São Paulo.

Os benefícios esperados com a nova ferramenta serão a agilidade aos processos administrativos, eliminação de papéis e custos desnecessários, a melhoria da gestão da informação e, com isso, a ampliação da eficiência, a transparência e o controle social sobre as ações do poder público. “Este tipo de parceria federativa é extraordinária e o tribunal desenvolveu de forma caseira um aplicativo que pode servir a toda federação”, disse o prefeito. “Todos buscamos excelência do serviço público, eficiência e agilidade e nem sempre encontramos as ferramentas para isto”, conclui Haddad.

Segundo Hirose, esse sistema vai ser muito útil para qualquer gestor. “O TRF4 colocou a disposição, sem qualquer ônus, esta ferramenta que vai revolucionar a tramitação dos processos administrativos”, disse o desembargador.

Só para se ter uma ideia, apenas em 2013 foram autuados e tramitados quase 390 mil processos administrativos e gerados mais de 3,7 milhões de documentos e expedientes pela Prefeitura. Isso representa um enorme gasto com papel, de aproximadamente 50 milhões de folhas por ano, que, somado ao consumo de capas de plástico e demais insumos para a montagem dos processos, têm custo estimado em R$ 3 milhões.

A maior parte dessa documentação administrativa acaba no arquivo municipal, demandando espaço e outros gastos. O tempo médio de tramitação de processos é de dois anos e o número total de processos extraviados chega a 30 mil, além de não existir uma numeração única para documentos e processos, o que dificulta ainda mais sua localização e consulta.

O sistema está em testes nas secretarias participantes do grupo de trabalho intersecretarial (GTI) e, já no início de 2015, serão gerados processos administrativos eletrônicos dentro do SEI, a partir de um piloto nas áreas fiscal e de orçamento, que passarão a tramitar apenas em formato eletrônico. Segundo Danilo Bertazzi, coordenador do GT, “até que o processo eletrônico esteja integralmente implantado, iremos conviver com o processo administrativo tradicional, em papel. Isso permitirá a qualquer servidor fazer a comparação entre os dois sistemas e concluir que, de fato, o novo sistema facilita o trabalho e o torna mais ágil”, acrescenta.

Por se tratar de um projeto que deve produzir uma grande mudança na Prefeitura, sua introdução será feita de forma gradual. O GTI está empenhado em promover estratégias de treinamento e capacitação para todos os funcionários que passarão a utilizar o SEI. A migração para o sistema eletrônico será feita por tipo de processo que, uma vez normatizado e realizado eletronicamente, dispensará a utilização de papel.

Grupo de Trabalho

Em agosto de 2014, a Secretaria de Planejamento, Orçamento e Gestão (hoje, Secretaria Municipal de Gestão) criou o GTI para definir estratégias de implantação de um sistema eletrônico único para toda a prefeitura, em alinhamento com o terceiro eixo do Programa de Metas da Cidade de São Paulo (2013 – 2016), ou seja, a promoção da descentralização da gestão pública, compromissada com a transparência e de maneira participativa, contemplando a modernização da gestão, o aumentando a qualidade dos serviços e redução do tempo de espera no atendimento e na resposta às demandas.

O GTI, que conta com a participação das secretarias de Finanças (SF) e Negócios Jurídicos (SNJ), da Procuradoria Geral do Município (PGM), da Controladoria Geral do Município (CGM) e da Prodam, passaram a conhecer experiências de diversos órgãos e escolheram o Sistema Eletrônico de Informações (SEI), criado pelo TRF4, para ser testado gratuitamente no âmbito da prefeitura.

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