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Monitoramento garantirá a padronização dos processos autuados eletronicamente

Usuários passaram a contar com serviço de suporte para dirimir dúvidas. Falhas identificadas são reportadas aos gestores e utilizadas no aperfeiçoamento da capacitação.


Para assegurar a padronização dos processos autuados pelo SEI, sistema eletrônico que eliminará o uso do papel nos trâmites administrativos, a Secretaria Municipal de Gestão (SMG) criou um núcleo de monitoramento que atuará durante todo o período de implantação do Processo Eletrônico.

Com base nas regras de negócio relacionadas a cada processo, são analisados 15 parâmetros, que demostram se o servidor está aplicando corretamente as diretrizes apresentadas na capacitação para a utilização do sistema.

“A dinâmica de autuação dos processos administrativos no SEI é a mesma utilizada no meio físico e essa foi uma das razões que nos levou a optar pelo sistema. Com isso, não precisamos redesenhar os processos e a capacitação dos servidores foi simplificada. Porém, temos verificado que algumas regras básicas, que também se aplicam no meio físico, não têm sido respeitadas”, destaca Danilo Marasca Bertazzi , coordenador de Gestão de Tecnologia da Informação e Comunicação (CGTIC) da SGM.

No monitoramento são checadas a identificação do tipo de processo, a existência de datas divergentes, o cadastramento e as referências dos documentos, a diferenciação de procedimentos para documentos internos e externos, o uso do editor, a assinatura digital, a organização dos documentos em relação à regra de negócio, utilização correta da exclusão, do cancelamento e da conclusão da tramitação, entre outros parâmetros.

As informações obtidas no monitoramento são repassadas aos gestores das unidades e utilizadas no aperfeiçoamento da capacitação e na elaboração de orientações encaminhadas aos servidores que já estão utilizando o sistema.

Desde dezembro, mais de 1.800 servidores já foram capacitados para a utilização do Processo Eletrônico. As dúvidas dos usuários podem ser esclarecidas pelo e-mail seisuporte@prefeitura.sp.gov.br ou pelos telefones 3396-7077, 3396-7078 e 3396-708.

As inscrições para a capacitação devem ser feitas no departamento de Recursos Humanos de cada unidade. Devem se inscrever os servidores envolvidos diretamente na autuação de processos, elaboração e assinatura de documentos.

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