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Novas regras para o uso do SEI na Prefeitura são publicadas

Em 26 de abril foi publicada no Diário Oficial da Cidade a Portaria Conjunta nº 1/SMG/SMIT/2018, que regulamenta os procedimentos do processo eletrônico na Prefeitura e revoga a Portaria SMG nº 61/15.

As atualizações buscam alinhar o uso do SEI na Prefeitura com outras medidas e ações da administração pública, como os esforços de transparência ativa e economicidade sobre os processos administrativos e a reestruturação da Política de Gestão Documental do Decreto nº 57.783, de 13 de julho de 2017.

As principais novidades são o requerimento eletrônico, o nível de acesso e os procedimentos para vista de processos. Além disso, há melhorias no credenciamento e perfis de acesso, na tramitação e instrução dos processos, nos procedimentos de migração de processos e os casos de indisponibilidade do SEI.

As regras já estão valendo e visam simplificar o uso do Sistema e fazer com que sua utilização seja parte do cotidiano de todos os servidores. Veja abaixo quais são as principais alterações:

Requerimento eletrônico:

Munícipes, advogados, fornecedores, parceiros e interessados em geral poderão enviar documentos e solicitar informações no âmbito de processos administrativos por meio eletrônico via Internet, graças ao módulo de Requerimento Eletrônico do SEI desenvolvido com SMIT e Prodam.

Boletim de Serviço Eletrônico:

Veículo de publicação de documentos gerados no SEI, o Boletim não dispensa a publicação no Diário Oficial da Cidade (DOC) dos atos cuja publicação é obrigatória por força de lei

Confira aqui o manual detalhado para publicar no Boletim

Instrução e tramitação de processos:

• Possibilidade de alteração da ordem dos arquivos na árvore do processo, mediante justificativa;

• Permite a criação de unidades de trabalho além das especificadas em hierarquia formal;

Permissão de arquivos compactados;

Critérios para tamanho máximo de arquivos;

• Procedimentos para a entrega de documentos eletrônicos por CD, DVD, pendrive e e-mail;

Exigência de entrega em formato eletrônico de documentos maiores que A3;

Procedimentos no caso de tramitação para unidade errada;

Regras para sobrestamento e custódia;

Regras para exclusão e cancelamento de documentos

Nível de acesso:

Possibilidade de abrir o conteúdo de processos classificados como públicos sem a necessidade de identificação do usuário

Vista de processos:

Libera os processos classificados como públicos dos procedimentos de vista de processos e simplifica a concessão de acesso dos processos restritos e sigilosos

Credenciamento e Perfil de acesso:

• Regulamenta o cadastro de usuários externos;

Permite que estagiárias/os e colaboradores assinem documentos desde que acompanhados por servidor público competente

Assinatura eletrônica:

Orientações para assinatura em caso de indisponibilidade do sistema

Migração de processos em papel para o SEI:

Simplifica os procedimentos de migração, não sendo mais necessária a autuação de processo específico;

Estabelece a responsabilidade das migrações para SMIT em coordenação com SMG;

Veda expressamente a autuação em papel de processos cuja autuação deveria ser feita exclusivamente no SEI

Outras alterações:

Define os casos de indisponibilidade e manutenção do SEI;

Estabelece e responsabilidade do Órgão Gestor (SMG) por monitorar a indisponibilidade do sistema e sanar dúvidas e casos omissos;

Fica revogada a Portaria SMG nº 61/2015

 

O QUE FAZER PARA USAR O SEI?

Capacitação: Você pode fazer os cursos do SEI da EMASP (clique aqui para ver as turmas abertas) e o curso à distância da ENAP (clique aqui)

Acesso ao SEI: Converse com a sua chefia e com o administrador local do seu órgão para pedir acesso ao SEI. Confira aqui a relação.

Tire suas dúvidas: Você pode entrar em contato com o SEI Suporte com suas dúvidas de uso do sistema, sobre processos que estão no SEI ou que você queira migrar, além de pedir para alterar e incluir documentos. E-mail: seisuporte@prefeitura.sp.gov.br, telefones 3396-7077/ 7080/ 7079

 

SOBRE O SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES (SEI)

Somente em 2016, mais de 350 mil processos e 1,5 milhão de documentos tramitaram na Prefeitura de São Paulo. Cada processo passa por diversos órgãos durante seu tempo de vida. Moroso e com os altos custos de material, transporte e armazenamento, o processo em papel possui uma série de fragilidades, com risco de extravio, danos físicos, quebra de sigilo de informação, além de impor grandes dificuldades no acesso às informações por servidores, gestores e cidadãos.

Após longo processo de análise, a Prefeitura adotou o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) para solucionar esses problemas. Essa escolha é compatível com a de outros órgãos públicos federais, estaduais e municipais que formam a iniciativa do Processo Eletrônico Nacional (PEN), coordenada pelo Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão.

O SEI foi desenvolvido e cedido gratuitamente pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) à Prefeitura em 2014, por meio de um Acordo de Cooperação Técnica. A plataforma possibilita o aumento da eficiência administrativa e a simplificação de procedimentos, bem como maior celeridade e a eliminação de extravios, além de responder à demanda dos cidadãos por modernização da gestão pública e acesso à informação. A utilização do SEI é obrigatória para todas as Secretarias e Subprefeituras municipais, além de entidades da Administração Indireta, nos termos do Decreto Municipal nº 55.838/15. Com sua implantação, a Prefeitura espera:

Acelerar os trâmites administrativos, garantindo respostas mais rápidas às demandas;

Facilitar o trabalho desenvolvido pelos servidores;

Aumentar o controle social e o acesso à informação;

Racionalizar o gasto público;

Estancar o crescimento do estoque do Arquivo Municipal de Processos, atualmente com mais de 20 milhões de processos;

Melhorar o gerenciamento de processos e instrumentos de controle;

Eliminar incidentes decorrentes do deslocamento físico de documentos.

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