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O PEPE chegou para te ajudar na gestão dos processos eletrônicos

É possível acompanhar em detalhes os processos eletrônicos da sua unidade! O Painel de Evolução dos Processos Eletrônicos (PEPE) é uma ferramenta de controle gerencial desenvolvida pela CGTIC em conjunto com a Prodam para fornecer relatórios rápidos e sintéticos sobre a evolução e o andamento dos processos gerados no SEI. O objetivo é subsidiar a tomada de decisões pela(o)s gestores municipais de cada órgão da Prefeitura de São Paulo.

O lançamento do PEPE representa o cumprimento de uma das três linhas de ação do Projeto 58 – São Paulo Digital, do Programa de Metas 2017-2020. Esse projeto está vinculado à Meta 43, que visa garantir 100% de todos os processos administrativos gerados de forma eletrônica.

 

COMO ACESSAR O PEPE?

O PEPE pode ser acessado pelo link pepe.prefeitura.sp.gov.br ou diretamente pelo Menu interno do SEI. O uso é destinado à servidores que trabalham frequentemente com o Sistema Eletrônico de Informações – SEI.

Não é mais necessário efetuar um cadastro adicional para acesso ao PEPE. Basta acessar o SEI normalmente – O acesso estará disponível pelo menu Estatísticas -> PEPE.

Problemas de acesso ou dúvidas devem ser encaminhadas ao SEI Suporte.

 

QUAIS INFORMAÇÕES POSSO CONSULTAR NO PEPE?

O PEPE fornece dados sobre os processos gerados e tramitados no SEI com atualização diária. Para acessar o PEPE, faça o login no SEI normalmente (sei.prefeitura.sp.gov.br). Acesse o menu lateral no canto esquerdo e localize Estatísticas -> PEPE.

O PEPE tem quatro painéis de dados diferentes, todos com atualização diária. Veja abaixo quais informações o Painel te fornece para subsidiar a gestão dos processos de sua unidade:

   Indicadores gerais: É a tela inicial do Painel, onde a(o) usuária(o) tem acesso aos principais números dos processos eletrônicos da sua unidade, como o total de processos abertos, total de usuários capacitados, tempo de vida dos processos e quantas folhas de papel foram economizadas. Ao passar o mouse em cima de cada quadro, uma breve descrição de conteúdo é mostrada.

Esse painel também mostra quais são os tipos de processo mais autuados, bem como a evolução semanal de autuações. Os dois primeiros gráficos podem ser exportados em formato de imagem .png; já as duas últimas tabelas podem ser exportadas PDF, Excel (.xlsx) e em dados separados por vírgulas (.csv).

 

   Evolução do projeto: Nesse painel, é possível acompanhar o desempenho do órgão no uso do SEI. É mostrada uma evolução do total de processos que ainda são autuados em papel e quantos já são autuados eletronicamente a cada semana, sendo possível acessar um histórico desde o início do projeto na Prefeitura. A(o) usuária(o) também pode consultar o desempenho de outros órgãos e comparar qual a posição de cada um no uso do SEI nas duas tabelas ao lado direito.

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   Controle de Estoques: Mostra a entrada e saída de processos eletrônicos na unidade e período selecionados, bem como o total acumulado de processos abertos. Também é possível consultar e baixar a relação de processos que entraram nas unidades, com detalhes de data, dias na unidade e para quem ele foi atribuído.

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  Análise de dados: Mostra estatísticas descritivas do tempo de vida dos tipos de processo criados no órgão, ilustradas por boxplots (diagramas de caixa). O diagrama de caixa mostra a distribuição dos processos por quartis, a média e eventuais outliers.

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SOBRE O SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES (SEI)

Após longo processo de análise, a Prefeitura adotou o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) para a modernização dos processos administrativos. Essa escolha é compatível com a de outros órgãos públicos federais, estaduais e municipais que formam a iniciativa do Processo Eletrônico Nacional (PEN), coordenada pelo Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão.

O SEI foi criado e cedido gratuitamente pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) à Prefeitura em 2014, por meio de um Acordo de Cooperação Técnica. A plataforma possibilita o aumento da eficiência administrativa e a simplificação de procedimentos, bem como maior celeridade e a eliminação de extravios, além de responder à demanda dos cidadãos por modernização da gestão pública e acesso à informação. A utilização do SEI é obrigatória para todas as secretarias e Prefeituras Regionais, além de entidades da administração indireta, nos termos do Decreto Municipal nº 55.838/15.

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