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Portaria 61 regulamenta procedimentos para uso do SEI

A nova portaria regulamenta os procedimentos para a utilização do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) pelos órgãos da administração pública municipal. 


Para reforçar a consolidação do processo eletrônico na Prefeitura, no último dia 27 de novembro a Secretaria Municipal de Gestão (SMG) publicou a Portaria nº 61/2015 regulamentando os procedimentos necessários à utilização do SEI. Além disso, definiu os parâmetros para a migração de novos tipos de processo, permitindo assim que os órgãos da administração solicitem a inclusão de seus processos no SEI.

Mais segurança

O SEI, como já constatado na prática, traz inúmeras vantagens à instrução dos processos administrativos. Essas vão muito além da extraordinária economia de papel, de insumos e de espaço para armazenar os processos e estão diretamente relacionadas com a segurança. Além de acelerar o trâmite, a partir das informações cadastrais dos processos tramitados, o sistema garante maior controle sobre a instrução e, consequentemente, sobre a localização desses processos, eliminando, assim, a ameaça de extravio de documentos.

Mas esse é apenas um dos aspectos de segurança enfatizados no processo eletrônico e na regulamentação de seu uso disposta pela Portaria 61/SMG. As novas regras oferecem segurança jurídica adicional em casos como de guarda e digitalização de documentos e de assinatura e vista dos processos, entre outros, em comparação com o sistema tradicional.

No SEI, a assinatura do servidor garante a verificação e autenticação dos documentos produzidos no sistema e também dos que foram anexados. Essa assinatura, que é pessoal e intransferível, tem sua autenticidade garantida por meio do código de verificação eletrônica do sistema. Assim, é importante destacar que o caráter pessoal e intransferível da senha, e sua autenticação eletrônica, aumentam a responsabilidade do usuário em manter o sigilo sobre a mesma, evitando a utilização indevida da assinatura eletrônica por terceiros.

Vista eletrônica

O novo regulamento ainda estabelece como se dará a vista eletrônica dos processos, que é muito mais ágil e econômica que a vista tradicional. No novo sistema, a parte interessada tem assegurado direito a vista de um processo e pode pedir vista diretamente ou por meio de seu representante legal. Demais cidadãos também podem solicitar vista, desde que esclarecida eventual necessidade de conhecimento do processo para fins de defesa de interesse difuso, direito próprio ou coletivo, nos termos dos art. 35 a 37 do Decreto 51.714 de 2010.

A concessão de vista ocorrerá totalmente no ambiente eletrônico. O interessado terá acesso ao conteúdo do processo por e-mail, por um período de trinta dias, ficando a seu critério imprimir, ou não, cópia dos autos. Desse modo, é eliminada a necessidade de deslocamento do cidadão ou da cidadã até a unidade em que se encontra o processo para simplesmente dar vista ou retirar cópia reprográfica do processo.

Boletim Eletrônico de Serviço

A portaria também institui o Boletim Eletrônico de Serviço, um veículo para a publicação exclusiva de documentos gerados pelo SEI. A página do boletim na internet é pública e disponível para acesso por qualquer cidadão, e dispensa o cadastramento prévio do interessado.

Vale ressaltar, no entanto, que a publicação no boletim não substitui a divulgação no Diário Oficial da Cidade (DOC) dos atos administrativos cuja publicação no DOC é obrigatória por força de lei ou de decreto.

Migração cautelosa

Com a publicação da Portaria 61/2015 da SMG, a prefeitura regulamentou as regras para a migração de novos processos para ambiente eletrônico, abrindo a possibilidade de que os órgãos da administração tomem a iniciativa de solicitar a migração de seus processos para o SEI.

A equipe do processo eletrônico analisará todos os pedidos e entrará em contato com os respectivos órgãos para orientá-los. Com base nos procedimentos descritos na portaria, o órgão gestor autorizará a simulação do processo no ambiente de treinamento do SEI, para avaliação da viabilidade da migração. Então, serão iniciados os procedimentos administrativos para que instrução eletrônica ocorra da melhor forma possível, o que envolve a preparação do órgão solicitante e as atividades de monitoramento e operação assistida pela SMG.

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